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Zentrale Rechnungsstellung

Zum 01.01.2014 wurde im ersten Schritt die Rechnungsstellung für

  • Rechnungen im Drittmittelbereich und
  • Auslandsrechnungen (EU und Drittland)

zentralisiert.

Ferner können Bereiche, die selten Ausgangsrechnungen schreiben, die Zentrale Rechnungsstellung nutzen.

Was ist davon im Einzelnen betroffen?

Die Rechnungen im Drittmittelbereich umfassen jede Lieferung oder sonstige Leistung, die Sie Dritten in Rechnung stellen. Dies betrifft insbesondere Rechnungen der Betriebe gewerblicher Art (BgA), wie z.B. Forschungsaufträge mit der Industrie.

Die betroffenen Projekte haben nach der neuen Numerik eine führende 1 oder 2 im Buchungsabschnitt. Bei den Auslandsrechnungen ist die Finanzierung (die Numerik des Buchungsabschnitts) unerheblich.

Sofern für die o.g. Bereiche eine (Teil-)Gutschrift erstellt werden muss, wird diese ebenfalls zentral über die Debitorenbuchhaltung erstellt.

Mittelanforderungen im eigentlichen Sinn (z.B. DFG, BMBF, EU) sind von dieser Änderung nicht betroffen.

Für Rechnungen zwischen den Instituten (Interne Verrechnungen) bleibt die Zuständigkeit bei der Mittelbewirtschaftenden Stelle; ebenso für Rückerstattungen - z.B. bei Reisekostenrückerstattungen.

Wie stellt sich der Workflow dar?

Sobald eine Lieferung oder Leistung erbracht ist, die über ein (Drittmittel-)projekt abgerechnet oder für die eine Auslandsrechnung erstellt werden soll, nutzen Sie den Webzugang über

www.uni-freiburg.de/go/rechnung

Diese Webseite ist passwortgeschützt. Sie können sich hier mit Ihrer bekannten Kennung und Ihrem Passwort für MyAccount anmelden.

Danach tragen Sie Ihre Angaben auf der Webseite ein und laden ein bereitgestelltes Excel-Formular UK-ZRS – Zentrale Rechnungsstellung mit Kontierungsblatt Debitoren mit Ihren Erläuterungen hoch. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Karteikarte "Erfassung" ausfüllen müssen. Bei den "dunkelgelb" hinterlegten Bereichen handelt es sich um Pflichtangaben, die ausgefüllt werden müssen. Die "hellgelb" hinterlegten Bereiche sind bei Bedarf auszufüllen.

Die Rechnungsstellung sowie der Versand der Rechnung erfolgt zentral unter Beteiligung der Drittmittelabteilung bzw. Haushaltsabteilung von der Debitorenbuchhaltung. Sie erhalten nach der Erstellung über das Ticketsystem eine eMail mit der versandten Rechnung als pdf-Anhang.

Zugangsberechtigung

Den MyAccount-Zugang (Benutzerverwaltung der Universität Freiburg für verschiedene Dienste des Rechenzentrums) benutzen Sie ggf. bereits für Ihr Mailing, SuperX, TSM-Sicherungen oder auch für die Interne Auskunft auf der Homepage.

Sofern notwendig - können Sie über die Webseite des RZ einen Account neu beantragen sowie Ihr Passwort zurücksetzen lassen:

https://myaccount.uni-freiburg.de/

Fragen?

Bei Fragen rund um die Rechnungsstellung können Sie sich an rechnung@zv.uni-freiburg.de wenden. Als Ansprechpartner stehen Ihnen die MitarbeiterInnen der Debitorenbuchhaltung gerne zur Verfügung.

zuletzt verändert: 10.11.2015
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