Sections
Sektionen
Uni-Logo
Sektionen
Sie sind hier: Startseite Service A-Z uni’ideen – Das Vorschlagswesen …
Artikelaktionen

uni’ideen – Das Vorschlagswesen der Uni Freiburg

Alle Beschäftigten der Universität Freiburg können bei uni’ideen Vorschläge einreichen, die sich auf die Bereiche Verwaltung, Technik und zentrale Betriebseinheiten beziehen:

uni’ideen – das Vorschlagswesen der Universität Freiburg

Die wichtigsten Regelungen zum Vorschlagswesen

Verbesserungsvorschläge

Verbesserungsvorschläge sind Anregungen, die zu Arbeitserleichterungen, besserem Service, Ersparnissen, Mehreinnahmen oder sonstigen Verbesserungen in Verwaltung, Technik oder zentralen Betriebseinheiten der Universität Freiburg führen. Die Verbesserungsvorschläge sollten sich auf Arbeitsmethoden, Verwaltungsverfahren oder Verwaltungsleistungen beziehen. Vorschläge können sowohl innerhalb als auch außerhalb des eigenen Arbeitsbereiches liegen, müssen aber in jeden Fall (zumindest teilweise) außerhalb des Aufgabenbereiches der Einreichenden liegen. Das bedeutet: Vorschläge, die sich unmittelbar aus der pflichtgemäßen Erledigung der den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern übertragenen Dienstaufgaben oder den gefertigten Arbeiten im Rahmen einer Aus- und Fortbildung ergeben, können bei uni'ideen zwar eingereicht, aber nicht prämiert werden. Entscheidend für die Abgrenzung des Aufgabengebietes sind Arbeitsverträge, Arbeitsanweisungen sowie der Geschäftsverteilungsplan.

Einreichung von Verbesserungsvorschlägen

Vorschläge können von allen Mitarbeiter/innen der Universität Freiburg eingereicht werden. Das Rektorat ruft ausdrücklich auch Gruppen dazu auf, Vorschläge einzureichen. Bedingung hierfür ist jedoch, dass alle Gruppenmitglieder Beschäftigte der Universität Freiburg sind.

Verfahrensablauf

Der Vorschlag wird nach der Einreichung auf seine inhaltliche und formale Richtigkeit überprüft. Darüber hinaus wird überprüft, ob es nicht schon gleiche oder sehr ähnliche Vorschläge gab oder gibt. Im Falle eines bereits vorliegenden gleichlautenden Vorschlags muss der Vorschlag leider abgelehnt werden. Nach erfolgreicher formaler Prüfung wird der Vorschlag im Intranet veröffentlicht und kann ab diesem Zeitpunkt von allen Mitarbeiter/innen kommentiert werden. D1.3 leitet im Namen der Kommission den Vorschlag an die fachlich für die Umsetzung zuständige Stelle mit der Bitte um Stellungnahme weiter. Gegebenenfalls kann der Vorschlag außerdem an weitere sachverständige Personen mit der Bitte um Stellungnahme weitergeleitet werden. Liegen schließlich alle notwendigen Informationen vor, entscheidet die Kommission für das Vorschlagswesen darüber, ob die Umsetzung des Vorschlags empfohlen wird. Dabei werden eventuelle Kommentare im Intranet berücksichtigt. Nachdem der Vorschlag von der Kommission behandelt wurde, wird eine kurze Stellungnahme der Kommission im Intranet veröffentlicht.

Bewertung von Vorschlägen

Sachverständige

Die fachlich zuständige Stelle und ggf. weitere Sachverständige (z.B. Mitarbeiter/innen anderer Universitäten) nehmen zu jedem eingegangenen Vorschlag Stellung. Die Stellungnahme beinhaltet, ob die Umsetzung der Idee technisch und operativ möglich ist, wie innovativ die Idee für die Universität Freiburg ist, inwieweit die vorgeschlagene Umsetzung übernommen werden könnte oder ob gegebenenfalls Modifikationen notwendig sind und ob Aufwand und Nutzen realistisch eingeschätzt wurden. Die Stellungnahme sollte objektiv, präzise und fachlich erarbeitet werden. Der Bearbeitungsaufwand sollte sich am zu erwartenden Nutzen orientieren.

Kommission für das Vorschlagswesen

Die Universität Freiburg bildet eine Kommission für das Betriebliche Vorschlagswesen, die über die Annahme (= Empfehlung der Umsetzung) oder Ablehnung der Vorschläge entscheidet. Die Kommission besteht aus neun Mitgliedern – der Kanzler und der Personalrat haben einen festen Sitz. Über die Besetzung der verbleibenden sieben Sitze entscheidet das Rektorat. Nach jeweils zwei Jahren scheiden zwei der vom Rektorat benannten Kommissionsmitglieder aus und werden durch zwei vom Rektorat benannte Personen ersetzt. Über die Besetzung des Mitglieds aus dem Personalrat entscheidet der Personalrat. Bei der Auswahl der weiteren Mitglieder werden nach Möglichkeit verschiedene Fachbereiche und Laufbahnen berücksichtigt. Zentrale Betriebseinheiten sollten repräsentiert sein.

Prämierung von Vorschlägen

Die Einreicher/innen von Vorschlägen, deren Umsetzung von der Kommission empfohlen wird, erhalten eine Sachprämie (Wahlmöglichkeit: Unishop, Universitätswein) im Wert von circa 25 Euro. Pro Jahr stehen 50 dieser Prämien zur Verfügung. Sie werden nach dem Prinzip „first come, first served“ vergeben. Darüber hinaus hat die Kommission die Möglichkeit, dem Rektorat zu Beginn eines jeden Jahres besonders gute Vorschläge des Vorjahres für eine gesonderte Prämierung vorzuschlagen. Vorschläge von Rektoratsmitgliedern und Personen, deren hauptsächliches dienstliches Aufgabengebiet die Erarbeitung von Ideen ist, können nicht prämiert werden.

Umsetzung von Vorschlägen

Vorschläge, deren Umsetzung von der Kommission für das Betriebliche Vorschlagswesen empfohlen wird, werden durch D1.3 der für die Umsetzung zuständigen Abteilung mitgeteilt. Sie soll den Vorschlag nach Möglichkeit ohne zeitliche Verzögerung umsetzen und die Kommission spätestens nach sechs Monaten darüber unterrichten. Da der/die Einreicher/in des Vorschlags idealerweise in die Umsetzung eingebunden werden soll, wird auch er/sie und gegebenenfalls der/die Vorgesetzte über die Umsetzung des Vorschlags informiert. Hat der/die Einreicher/in den Vorschlag ohne Namensnennung eingereicht, erfolgt keine Weitergabe des Namens.

Weitere Regelungen

Aufbewahrung

Der Verbesserungsvorschlag sowie der dazugehörige Vorgang werden 5 Jahre nach Einreichung aufbewahrt und dann vernichtet. Nicht personenbezogene Daten wie Thema und Inhalt des Verbesserungsvorschlages sowie die gefundene Lösung können dauerhaft gespeichert werden.

Erneute Prüfung

Vorschläge werden immer unter den aktuellen Bedingungen geprüft. Wird ein Vorschlag aufgrund ungünstiger Rahmenbedingungen (fehlende finanzielle Mittel, etc.) abgelehnt, dann aber später aufgrund einer veränderten Situation doch noch umgesetzt, so hat der/die Einreicher/in das Recht, sich explizit mit diesem Vorschlag und unter Hinweis auf das bereits durchlaufene Verfahren bei D1.3 zu melden. Nach einer Vorprüfung wird der Vorschlag erneut an die Kommission für das Betriebliche Vorschlagswesen weitergeleitet. Ist der Vorschlag mit der Umsetzung tatsächlich identisch, die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen und eine Umsetzung nun möglich, so kann der Vorschlag entsprechend prämiert werden. Die Verjährungsfrist beträgt zwei Jahre ab Ablehnung des Vorschlags (Ausgangsdatum des Schreibens).

zuletzt verändert: 26.01.2018
Kontakt

Felix Eichhorn
Geschäftsstelle Personalentwicklung und Qualitätsmanagement (D1.3)


uni-ideen@zv.uni-freiburg.de
Tel.: +49 761 203 67886

Benutzerspezifische Werkzeuge