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Umbuchungen und interne Verrechnung zwischen Universitätseinrichtungen

Umbuchungen

Eine Umbuchung ist i. d. R. eine Korrekturbuchung, wenn z. B. eine falsche Verbuchungsstelle (Kostenstelle, Fonds, Projekt oder Innenauftrag), oder auch eine falsches Sachkonto oder Steuerkennzeichen verwendet wurde.

Eine Umbuchung zur Änderung der Finanzierung kann von Ihnen nur angeordnet werden, wenn beide Verbuchungsstellen zur gleichen anordnenden Stelle gehören. Es sei denn, es wurde versehentlich eine falsche Kontierung / Verbuchungsstelle be- oder entlastet.

Ist die Umbuchung keine Korrekturbuchung und betrifft sie zwei verschiedene anordnende Stellen, muss eine interne Verrechnung der beiden Einrichtungen mit dem Formular UK-V erfolgen.

Besonderheiten des Umbuchungsformulars (UK-U):

Bei Haben (Einnahmen) wird die Verbuchungsstelle eingetragen, die die Einnahme erhalten soll. Sofern Sie eine Ausgabe korrigieren möchten, können Sie hier die Kontierung der ursprünglichen Buchung angeben. Für die Sollbuchung (Ausgaben) ist die neue Verbuchungsstelle eingetragen, die die Ausgabe erhalten soll.

Das Umbuchungsformular (UK-U) muss nicht mehr zweifach eingereicht werden – einfach genügt.

Bitte achten Sie darauf, dass das Formulare vollständig ausgefüllt und Original unterschrieben sind und begründende Unterlagen beigefügt sind.

Am besten fügen Sie als begründende Unterlage einen Auszug aus SuperX bei, wo die entsprechende Buchung, die korrigiert werden soll, markiert ist.

Umbuchungen von Personalkosten aus dem laufenden Jahr erfolgen über die Personalabteilung.

 

Interne Verrechnung

Eine Leistungsverrechnung zwischen zwei unterschiedlichen Einrichtungen der Universität wird mit dem Formular UK-V vorgenommen. Dieses unterscheidet sich von dem Formular UK-U, dass beide Einrichtungen dies unterzeichnen.
 

Formulare


Weitere Fragen beantwortet Ihnen die Hauptbuchhaltung.

 

Umbuchung der Anschaffungskosten eines Inventargutes


Soll oder muss die Finanzierungsquelle bei einem Inventargut geändert werden, beispielsweise weil der Geldgeber die Finanzierung ablehnt oder die falsche Finanzierungsquelle angegeben wurde, so sind die Anschaffungskosten eines Inventargutes durch die Anlagenbuchhaltung umzubuchen.

Dem Sachbearbeiter in der Anlagenbuchhaltung muss hierfür die ursprüngliche SAP-Belegnummer mit Jahresangabe oder die Inventarnummer mitgeteilt werden. Wenn ein Inventargut umgebucht ist, erfolgt eine Rückmeldung an den Auftraggeber.

Umbuchungen sollten nach Möglichkeit vermieden werden, da sich daraus Auswirkungen auf andere Berichte (z. B. Bilanz, Kosten-und Leistungsrechnung, Controlling) und dadurch ggf. Folgeaktivitäten ergeben.


Weitere Fragen beantwortet Ihnen Herr Gänshirt, Telefon 203-54138, rainer.gaenshirt@zv.uni-freiburg.de
 

Umbuchungen per Schnittstelle


Eine Umbuchung per Schnittstelle ist möglich, wenn mehrere Buchungen (i.d.R. im Bereich des Sachaufwands) zu korrigieren sind.

Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise, unter welchen Voraussetzungen Umbuchungen per Schnittstelle SST ID13 erfolgen können und wie die Daten vorzubereiten sind. Pro Datei  wird ein unterschriebenes, ausgedrucktes Formular „UK-U-SST“ mit einem Ausdruck der Daten als begründende Unterlage benötigt. Zeitgleich soll ein Auszug des SuperX-Berichts „Buchungen SAP“ als *.xls-Datei sowie der UK-U-SST im pdf- Format an die Mailadresse zahlungsverkehr@zv.uni-freiburg.de gesendet werden.

last modified Sep 13, 2019
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