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Auszug aus der Dienstanschlussvorschrift vom 08.09.2016

Im Folgenden finden Sie einen Auszug (Punkt 3) aus der Verwaltungsvorschrift des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und Migration und des Ministeriums für Finanzen über die Gestaltung und Benutzung der Telekommunikation (Dienstanschlussvorschrift – DAV). Auf der Website des CIO Baden-Württembergs finden Sie den gesamten Text der Dienstanschlussvorschrift.

3 Betrieb der TK-Einrichtungen

3.1 Nutzungshinweise

Die TK-Einrichtungen müssen wirtschaftlich genutzt werden. Die Leitung der nutzenden Dienststelle oder die von dieser beauftragten Personen sind hierfür verantwortlich (§ 7 Absatz 1 LHO). Den Beschäftigten sind die Hinweise zur wirtschaftlichen Nutzung (Anlage 1) bekanntzugeben.

3.1.1 Berechtigungen der Teilnehmeranschlüsse

In ständig besetzten Räumen darf eine über den Nahbereich hinaus gehende Berechtigung eingerichtet werden, wenn eine automatische Verbindungsdatenerfassung möglich ist und die dienstliche Notwendigkeit besteht.

3.1.2 Teilnehmeranschlüsse für Dritte

Teilnehmeranschlüsse für Dritte und Festverbindungen zu TK-Einrichtungen Dritter dürfen in der Regel an TK-Einrichtungen des Landes nur angeschlossen werden, wenn

  • die unmittelbare Verbindung mit Dritten aus dienstlichen Gründen erforderlich ist,
  • die Einrichtungen für den vorgesehenen Zweck zugelassen sind,
  • zusätzliches Bedienungspersonal nicht erforderlich wird,
  • die Abwicklung dienstlicher Verbindungen nicht beeinträchtigt wird und
  • die Kosten von den angeschlossenen dritten Teilnehmern übernommen werden (Nummer 3.4).

Die sichere Abschottung der landeseigenen IuK-Netze gegen Angriffe über den Zugang des dritten ist zu gewährleisten.

3.2 Auswertung und Überprüfung von Verbindungsdaten

Die Überprüfung der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Haushaltsmittel erfolgt im Einvernehmen mit dem Nutzer anhand der Auswertung der Verbindungsdaten nach den vom Innenministerium landeseinheitlich festgelegten Kriterien (Anlage 2) unter Beachtung der Vorschriften über den Datenschutz. Insbesondere dürfen nur solche Beschäftigte Kenntnis von Verbindungsdaten erhalten, die mit der Überprüfung der Daten beziehungsweise dem Einzug der Entgelte gesondert beauftragt wurden. Dienstvorgesetzte dürfen keine Kenntnis über Verbindungsdaten privater Verbindungen ihrer Mitarbeiter erhalten.

3.2.1 Verbindungsdatenerfassung

Für jede Kosten verursachende Wählverbindungen sind folgende Angaben festzuhalten:

  • Nummer des Teilnehmeranschlusses und gegebenenfalls weitere Identifizierungsmerkmale,
  • Datum und Uhrzeit der Verbindung,
  • bei dienstlichen Verbindungen die gesamte gewählte Rufnummer der angerufenen Person,
  • bei privaten Verbindungen eine besondere Kennzeichnung, ein eindeutiges Identifizierungskennzeichen des Anrufenden und die um die letzten beiden Ziffern verkürzte Rufnummer des Angerufenen,
  • die Tarifinformationen/-takte und/oder die Verbindungsdauer sowie daraus resultierende Entgelte.

In der für die zuständige Verrechnungsstelle bestimmten Einzugsliste für die Privatgespräche wird nur die Nummer des Teilnehmeranschlusses beziehungsweise der sich aus einer PIN ergebende Name oder ein Identifizierungskennzeichen des Anrufenden und das einzuziehende Entgelt ausgewiesen. Die PIN selbst darf nicht kenntlich sein.

Alle Beschäftigten sind in geeigneter Weise über die Verbindungsdatenerfassung, deren Zweck und die Behandlung der Daten zu informieren. Die Daten werden erhoben zur Überprüfung einer wirtschaftlichen Nutzung (§ 7 Absatz 1 LHO) und zum Einzug der für Privatgespräche zu erstattenden Entgelte (§ 63 Absatz 5 LHO).

Am Ende jedes Abrechnungszeitraums sind die Verbindungsdaten getrennt nach privaten und dienstlichen Verbindungen zusammenzustellen. Der Verwalter übersendet dem Nutzer diese Zusammenstellungen für den jeweiligen Abrechnungszeitraum.

3.2.2 Nachweis der Notwendigkeit dienstlicher Verbindungen

Die Nachweise über dienstliche Verbindungen und deren Notwendigkeit sind stichprobenweise durch die Dienststellenleitung oder durch besonders Beauftragte zu überprüfen. Eine Verknüpfung mit anderen Daten ist nicht zulässig.

Die Nachweise über dienstliche Verbindungen sind bis zum Ablauf des zweiten Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem die Daten angefallen sind, wie Rechnungsbelege aufzubewahren und danach zu löschen beziehungsweise zu vernichten.

Für einzelne Verbindungen, bei denen die nachstehenden Kosten entstehen, ist vom Verursacher nachträglich schriftlich oder elektronisch die Notwendigkeit durch Angabe von Gesprächspartner und Anlass zu begründen:

  • bei obersten Landesbehörden, bei Landesoberbehörden, Regierungspräsidien, höheren Sonderbehörden, Oberlandesgerichten und den dort eingerichteten Staatsanwaltschaften, Obergerichten der besonderen Gerichtsbarkeit und bei den Hochschulen und Berufsakademien mehr als 10 Euro;
  • bei den übrigen Behörden, Gerichten und sonstigen Dienststellen des Landes mehr als 5 Euro.

Dies gilt nicht für den Personenkreis der Nummer 3.2.3 für Verbindungen im Rahmen der Erfüllung von Sonderaufgaben.

3.2.3 Ausnahmen

Bei der Erfüllung bestimmter Sonderaufgaben anfallende Verbindungen, insbesondere der Beauftragten für Chancengleichheit, der Personalvertretungen und der Vertrauensleute der Schwerbehinderten in Personalvertretungsangelegenheiten sowie den weiteren in Anlage 3 aufgeführten Stellen und Personen, die einer besonderen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, sind nur die Entgelte festzuhalten, sofern diese nicht eine Aufzeichnung oder Speicherung der übrigen Verbindungsdaten verlangen. Wird von den oben genannten Personen eine Aufzeichnung der Verbindungsdaten verlangt, dürfen die Daten nur der jeweiligen Person bekannt gemacht werden.

Die notwendigen Gesprächsverbindungen im Rahmen der Sonderaufgabe sind durch geeignete Maßnahmen, beispielsweise die Wahl einer Kennziffer, zu bezeichnen, um die Speicherung der Verbindungsdaten mit Ausnahme der Entgelte zu unterdrücken.

Dienststellen mit Beschäftigten, die einer besonderen Geheimhaltungspflicht unterliegen und die an eine Anlage angeschlossen sind, bei der die Unterdrückung von Daten über abgehende Verbindungen nicht oder nur unwirtschaftlich möglich ist, erhalten einen gesonderten Anschluss. Dieser wird direkt in der jeweiligen Dienststelle beziehungsweise dem Dienstzimmer des Betreffenden eingerichtet.

Die Anzahl der hierfür einzurichtenden Anschlüsse richtet sich nach dem Gesprächsbedarf des betreffenden Personenkreises. Die Entscheidung über die einzurichtenden Anschlüsse trifft die BITBW in Absprache mit dem Nutzer. Der Nutzer teilt hierzu Folgendes mit:

  • Dienststelle,
  • Name des Betreffenden mit Angabe der Anschlussnummer,
  • Aufgabengebiet und
  • zuständige TK-Einrichtung mit vollständiger Rufnummer.

Gehören mehrere Beschäftigte einer Dienststelle zu dem genannten Personenkreis, ist grundsätzlich ein gesondertes Sprechzimmer mit einem Anschluss einzurichten über den dann jedoch keine Privatgespräche geführt werden dürfen.

Über Änderungen oder den Wegfall der Geheimhaltungspflicht ist die BITBW umgehend zu unterrichten.

3.3 Haushaltsmäßige Behandlung

Die kassentechnische Abwicklung hat grundsätzlich über die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverfahren zu erfolgen. Insoweit sind die Vorgaben des jeweiligen Kassenverfahrens zu beachten.

Alle sächlichen Betriebskosten einschließlich der Kosten für Wählverbindungen werden grundsätzlich beim Kapitel des Verwalters der TK-Einrichtung veranschlagt und gebucht. Der Verwalter übernimmt grundsätzlich nur die Kosten für die TK-Standardausstattung. Die Kosten für erweiterte TK-Funktionen sind vom jeweiligen Nutzer zu tragen.

Führen diese Regelungen zu einer erheblichen Mehrbelastung der Ausgabemittel einer Dienststelle, kann das Ministerium für Finanzen anordnen, die sächlichen Betriebskosten bei Kapitel 1212 zu veranschlagen und zu buchen.

Dem Nutzer sind die monatlichen auf ihn entfallenden Gesamtkosten für die erfassten Wählverbindungen mitzuteilen.

Entgelte von Dritten werden als Haushaltseinnahmen beim Kapitel des Verwalters der TK-Einrichtung veranschlagt und gebucht.

Die für die private Benutzung dienstlicher TK-Einrichtungen erhobenen Entgelte nach Nummer 3.4 sind von den Ausgaben für Telekommunikation entsprechend der haushaltsmäßigen Veranschlagung abzusetzen.

Kostenpflichtige Einträge in gedruckte oder elektronische Telefonbücher und vergleichbare Medien sind unter Beachtung des § 7 LHO sowie eines einheitlichen Auftretens der Landesverwaltung abzufassen. Werbemäßig ausgelegte Eintragungen sind grundsätzlich nicht gestattet. Sämtliche Einträge, die den Nutzer betreffen, sind mit dem Verwalter abzustimmen. Wird vom Nutzer ein Eintrag gewünscht, der über den Umfang eines üblichen Standardeintrags hinausgeht, sind die Kosten des gesamten Eintrags von diesem zu tragen.

3.4 Private Mitbenutzung von TK-Einrichtungen

3.4.1 Voraussetzungen

Die private Mitbenutzung ist grundsätzlich nicht gestattet. Eine Ausnahme ist nur zugelassen, wenn

  • eine Einrichtung zur Verbindungsdatenerfassung mit besonderer Kennzeichnung, zum Beispiel persönlicher Zuordnung durch eine PIN, der privaten Verbindungen vorhanden ist,
  • der Dienstbetrieb nicht beeinträchtigt wird und
  • eine dringende Notwendigkeit besteht.

Kostenpflichtige Sonderdienste sowie Auslandsverbindungen dürfen nicht in Anspruch genommen werden und sind, soweit dies technisch mit vertretbarem Aufwand möglich ist, zu sperren.

3.4.2 Abrechnung privat veranlasster Verbindungen

Die entstandenen Kosten für die private Mitbenutzung sind grundsätzlich vom Verursacher zu erstatten. Die Nutzer sind zur umgehenden und vollständigen Einziehung der auf die privaten Verbindungen ihrer Beschäftigten entfallenden Entgelte und deren anschließende Erstattung an den Verwalter verpflichtet.

Die privaten Verbindungsdaten sind unter Beachtung des Datenschutzes den erstattungspflichtigen Beschäftigten im Rahmen der Abrechnung zu überlassen. Sie sind gegen Einsichtnahme unberechtigter dritter zu schützen.

Die Annahme der Entgelte und deren Kontrolle sowie die anschließende Einzahlung dürfen nicht ein und derselben Person übertragen sein. Der Verwalter ist zeitgleich über die Einzahlung schriftlich oder elektronisch zu informieren.

Das Einzugsverfahren für die von den Beschäftigten zu entrichtenden Entgelte wird vom Nutzer festgelegt, zum Beispiel Überweisung, Lastschrifteinzug oder Bareinzahlung. Gegebenenfalls ist das Einvernehmen mit dem Verwalter und der zuständigen Kasse herzustellen.

Die Nachweise über private Verbindungsdaten sind nach Einzug und Abrechnung der Entgelte umgehend zu löschen beziehungsweise zu vernichten.

Das Entgelt wird nach den jeweils übermittelten beziehungsweise anfallenden Tarifinformationen oder -takten beziehungsweise der Verbindungsdauer festgesetzt. Der Abrechnungszeitraum umfasst grundsätzlich einen Monat. Übersteigen die Entgelte für Privatgespräche eines Teilnehmeranschlusses einer TK-Einrichtung innerhalb eines Abrechnungszeitraums nicht einen Betrag von 1,49 Euro (Freigrenze) je Beschäftigten im Sinne des Gültigkeitsbereichs der Nummer 1, werden diese bis auf weiteres nicht eingezogen. Ab dem Erreichen eines Betrags von 1,50 Euro je Abrechnungszeitraum, ist dieser vollständig einzuziehen.

Ein Gemeinkostenzuschlag von pauschal 25 Prozent wird auf besondere Veranlassung des Innenministeriums im Einvernehmen mit dem Ministerium für Finanzen erhoben, sofern dieser nicht bereits bei der Ermittlung der Entgelte angemessen berücksichtigt ist.

Die einzuziehenden Entgelte eines Abrechnungszeitraumes werden auf volle 0,10 Euro kaufmännisch gerundet.

Ergeben sich für einen Teilnehmeranschluss wiederholt Zuordnungsschwierigkeiten, können private Verbindungen untersagt werden.

3.4.3 Verzicht auf die Abrechnung privater Verbindungen

Falls wirtschaftlich sinnvoll, kann auf die Erhebung und den Einzug der Entgelte durch den Nutzer für private Mitbenutzung nach Nr. 3.3, Nr. 3.4.1 und 3.4.2 verzichtet werden. Die Entscheidung hierüber treffen Verwalter und Nutzer einer TK-Einrichtung im Einvernehmen. Die Entscheidung ist nachvollziehbar aktenkundig zu machen.

Der Verwalter schafft die technischen Voraussetzungen dafür, dass dienstliche und private Telefonate unterschieden werden können. Die Beschäftigten sind verpflichtet, private Telefonate zu kennzeichnen. Der Nutzer hat die Beschäftigten auf Kontrollmöglichkeiten durch den Arbeitgeber hinzuweisen.

3.5 Private TK-Endgeräte

Der Anschluss privater TK-Endgeräte ist nicht gestattet.

3.6 Überlassung der TK-Einrichtungen an Dritte

Dritte können TK-Leistungen beziehen, wenn die entstehenden Kosten vollständig erstattet werden. Die entstehenden Kosten umfassen insbesondere:

  • Anteilige Einrichtungskosten für die überlassenen Teilnehmeranschlüsse und Festverbindungen. Der Kostenanteil ist vom Verwalter im Einvernehmen mit der BITBW festzusetzen,
  • Laufende Entgelte für die überlassene Einrichtung,
  • Entgelte für die kostenpflichtigen Wählverbindungen und sonstigen Leistungen, beispielsweise Telegramme).

Sofern Dritten TK-Leistungen über eine TK-Einrichtung bereitgestellt werden, erfolgt die Kostenerstattung an den jeweiligen Verwalter.

3.7 Instandhaltung

Aus Gründen der Funktionssicherheit müssen die TK-Einrichtungen instand gehalten werden. Beauftragte Unternehmer müssen im Sinne des Gesetzes über Funkanlagen und Telekommunikationsendeinrichtungen anerkannt beziehungsweise zugelassen sein.

Der Verwalter muss die Instandhaltung zusammen mit der Beschaffung bei Neueinrichtung oder Auswechslung beauftragen.

Der Verwalter führt ein Revisionsbuch (Anlage 4) sowie ein Störungsbuch (Anlage 5), um die vertragsmäßig zu erbringenden Instandhaltungsleistungen festzustellen. Bei Störungen benachrichtigt der Verwalter umgehend das Instandhaltungsunternehmen und trägt die Störungsursache und die vom Revisor erbrachten Leistungen in das Störungsbuch ein. Außergewöhnliche und häufige Störungen sind der BITBW zu melden.
 

zuletzt verändert: 30.05.2017
Direkter Kontakt

Ramona Rabe (D4.1)

 

Tel. 0761 203-4339

ramona.rabe@
zv.uni-freiburg.de

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