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Schlüssel für Diensträume

Die Schlüssel für Schließanlagen im Bereich der Kollegiengebäude und im Rektoratsgebäude werden durch die Zentrale Universitätsverwaltung verwaltet; im Übrigen sind die Universitätseinrichtungen selbst verantwortlich.

Antragstellung:

Mitgliedern der Universität werden auf Antrag (siehe Formblatt) die Schlüssel für Diensträume zur Verfügung gestellt, die zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben unentbehrlich sind. Die Schlüsselausgabe wird im Interesse des Bediensteten (Haftung bei Verlust)  auf das unbedingt erforderliche Maß beschränkt. Es kann z.B. sinnvoller sein, auf Gruppenschlüssel zu verzichten und stattdessen mehrere Einzelschlüssel zu erhalten. Schlüsselanträge sind frühzeitig per E-Mail an schluessel@zv.uni-freiburg.de zu stellen. Nur in besonders dringenden Fällen ist die Antragstellung auch per Fax möglich. Die eingehenden Anträge werden täglich abgerufen und sind spätestens nach Ablauf einer Woche abgearbeitet. Jede/r Bedienstete erhält per E-Mail eine Benachrichtigung, sobald der beantragte Schlüssel abgeholt werden kann. Falls es zu Verzögerungen (z.B. erforderliche Bestellungen) kommen sollte, wird eine Zwischennachricht erteilt. Es ist jedoch zu beachten, dass eine E-Mail alleine nicht ausreicht. In der Anlage muss immer der formelle Schlüsselantrag enthalten sein. Dieser kann direkt am Bildschirm ausgefüllt und dann – bei Verwendung der neuesten Version von Adobe Reader – auch mit den eingegebenen Daten vollständig abgespeichert werden. Um einen einfachen Verfahrensablauf zu gewährleisten ist für jeden einzelnen Schlüssel ein separater Antrag zu verwenden. Der gewünschte Abholort kann bei Bedarf auf dem Antrag vermerkt werden.

Schlüsselausgabe:

Mitarbeiter*innen aus dem Bereich Zentrum erhalten ihre Schlüssel Montags und Donnerstags von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr bei Frau Hahner oder Frau Werner im KG I, EG, Raum 1008. Im Falle von Urlaub oder sonstigen Abwesenheitsgründen können die Schlüssel stattdessen zu den genannten Zeiten in der Poststelle abgeholt werden.

Mitarbeiter*innen aus dem Institutsviertel erhalten ihre Schlüssel Montags und Donnerstags von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr bei Herrn Mörder im Technischen Materiallager in der Albertstrasse 19 (Eingang über den Hinterhof).

Diese Mitarbeiter*innen können die Schlüssel auch hier wieder abgeben.

Rektoratsgebäude Fahnenbergplatz:

Mitarbeiter/innen aus dem Rektoratsgebäude erhalten ihre Schlüssel täglich von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr sowie von Montag bis Donnerstag von 13:00 Uhr bis 15:30 Uhr bei Frau Dold, Rektorat, 1. OG, Raum 01028.

Diese Mitarbeiter*innen können die Schlüssel auch hier wieder abgeben.

Bitte beachten:

  • Schlüssel werden nur gegen persönliche Unterschrift des Empfangsberechtigten oder bei Vorlage einer schriftlichen Vollmacht ausgegeben. Mit der Unterschrift werden die Bedingungen für den Erhalt, Besitz und Verlust von Schlüsseln anerkannt, die im  Merkblatt für den Umgang mit Schlüsseln und im Rundschreiben Nr. 34/1987 abgedruckt sind.
  • Für die Ausgabe der Schlüssel ist immer die Unterschrift des Vorgesetzten auf dem Antragsformular erforderlich. Sofern diese auf dem elektronischen Antrag nicht vorhanden ist, wird gebeten, den im Original unterschriebenen Antrag zur Abholung mitzubringen.
  • Wird der beantragte Schlüssel nicht innerhalb von drei Wochen nach Absendung der Benachrichtigung abgeholt, gilt der Antrag als erledigt.
  • Der Schlüsselempfänger ist für die sichere Aufbewahrung und den Gebrauch verantwortlich. Jegliche Weitergabe der Schlüssel ist untersagt. Dienstschlüssel sollen weder bei privaten Tätigkeiten (z.B. Besuch von Sportveranstaltungen) mitgeführt werden noch in abgestellten Kraftfahrzeugen verbleiben.
  • Der Schlüsselempfänger trägt alle Folgen eines schuldhaften Verlustes. Neben den Kosten der Ersatzbeschaffung kann das Auswechseln von Teilen oder auch der ganzen Schließanlage erforderlich sein.
  • Der Verlust eines oder mehrerer Schlüssel muss der Universitätseinrichtung und der Zentralen Universitätsverwaltung unverzüglich mitgeteilt werden. Eine eingehende schriftliche Stellungnahme (Datum und Ort des Verlustes, Ergebnis der Nachforschungen, polizeiliche Anzeige usw.) ist über die Leitung der Universitätseinrichtung an die Zentrale Universitätsverwaltung zu senden. Ggf. ist gleichzeitig der Antrag auf Ersatzschlüssel zu stellen.
  • Grundsätzlich beschafft die Zentrale Universitätsverwaltung Ersatzschlüssel auf Rechnung des Verlierers, der die Durchschrift der Bestellung erhält mit der Aufforderung, nach Rechnungseingang unmittelbar an die Lieferfirma zu zahlen. Über nähere Einzelheiten informieren Rundschreiben und Merkblatt.
  • Werden als verloren gemeldete Schlüssel wiedergefunden, müssen sie an die Zentrale Universitätsverwaltung zurückgegeben werden; Kosten für bereits beschaffte Ersatzschlüssel werden nicht erstattet.
  • Ein Merkblatt zum Umgang mit Dienstschlüsseln finden Sie hier.
     

Weitere Auskünfte erteilt Ihnen Herr Mörder, Telefon 203-4388. Er ist auch unter der Funktions-E-Mail-Adresse schluessel@zv.uni-freiburg.de zu erreichen.

zuletzt verändert: 15.03.2018
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