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Repräsentationsausgaben / Bewirtungskosten

Richtlinien der Universität Freiburg über die Leistung von Repräsentationsausgaben

(vom 30.07.2012)

Ausgaben für Repräsentationszwecke (Bewirtungen, Werbemaßnahmen etc.) unterliegen im besonderen Maße der kritischen Betrachtung durch die Öffentlichkeit. Die in der Wirtschaft übliche Praxis der Kontaktpflege kann von Einrichtungen der öffentlichen Hand nicht ohne weiteres übernommen werden, da im staatlichen Bereich für solche Zwecke direkt oder indirekt auch Steuermittel eingesetzt werden. Bei Repräsentationsausgaben ist deshalb dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit stets eine besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Daher hat jeder Verfügungsberechtigte vor der Veranlassung von Repräsentationsausgaben zu prüfen,

ob eine dienstliche Veranlassung und ein besonderer Grund zur Repräsentation überhaupt vorliegen. Gleichzeitig ist die Repräsentationsausgabe auf ein Mindestmaß (z.B. im Hinblick auf Personenkreis, Angebot und Ablauf der Veranstaltung) zu begrenzen.

Drittmittel sind nach den Verwaltungsvorschriften zur Annahme und Verwendung von Drittmitteln durch die Einstellung in den Staatshaushaltsplan Landesmittel. Sie unterliegen damit in der Bewirtschaftung denselben gesetzlichen Bestimmungen wie Landesmittel und werden für Aufgaben der Universität in Forschung und Lehre verwendet.

 

1. Finanzierung:

  • Bei der Leistung von Repräsentationsausgaben sind vorrangig freie Drittmittel, d.h. Drittmittel bei denen der Drittmittelgeber keine Zweckbindung vorgegeben hat (z. B. Spenden), zu verwenden. Zu beachten ist jedoch, dass aus Spendengeldern, für die eine Spendenbescheinigung erteilt wurde, keine Repräsentationsausgaben bestritten werden können (d.h. auch keine Küchengeräte usw.).

     

  • Restgelder aus Forschungsaufträgen/Industrieaufträgen sind ihrer Zweckbindung ent­sprechend weiterhin nur für Forschung und Lehre verwendbar. Repräsentationsausgaben, welche im Zusammenhang mit dem Einwerben von Forschungsaufträgen entstehen, können mit diesen Mitteln finanziert werden.

     

  • Ferner können aus Drittmitteln Ausgaben für Repräsentationszwecke geleistet werden, soweit und in dem Umfang wie die Bewirtschaftungsvorgaben des Drittmittelgebers bzw. die Zweckbindung der Mittel dies explizit gestatten.

     

  • Bei steuerpflichtigen Projekten (Buchungsabschnitte) sind darüber hinaus die steuerrechtlichen Vorgaben zu beachten (ausführliche Informationen dazu siehe Anlage „steuerrechtliche Vorgaben bei Bewirtungskosten“).

     

  • Aus Haushaltsmitteln der Universität Freiburg (Lehrstuhlaversum, Drittmittel etc.) können – gemäß Planvermerk im Haushaltsplan – Aufwendungen für den Hochschulrat, Amtseinführungen und die Pflege von Außenbeziehung der Universität (z.B. Empfang und Bewirtung von externen Gästen, Pflege von Partnerschaften und Alumni und Werbemaßnahmen zur Profilierung) bestritten werden. Bewirtungsausgaben zu Lasten von Haushaltsmitteln der Universität sind hierbei auf das unabdingbare Maß zu begrenzen. Essen oder Buffetangebote zu Lasten von Haushaltsmitteln müssen die absolute Ausnahme bleiben und sind gesondert zu begründen.

 

2. Allgemeine Grundsätze bei Repräsentationsausgaben:

  • Grundsätzlich können nur Ausgaben zur Repräsentationen und Kontaktpflege, deren Wirkung eindeutig nach Außen gerichtet ist, getätigt werden. Ein Indiz dafür ist die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises; die Anzahl der externen Teilnehmer die nicht der Staatsverwaltung angehören, muss im Regelfall überwiegen.

     

  • Der dienstliche Zweck der Veranstaltung bzw. der Ausgabe muss gewährleistet und begründet sein. Veranstaltungen geselliger Art (beispielsweise Ausflüge, Weihnachts- oder Geburtstagsfeiern) dürfen nicht finanziert werden; dies gilt auch für Examens- oder Promotionsfeiern.

     

  • Dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist durch eine Abgrenzung des Personenkreises, durch eine geeignete Wahl der Veranstaltungsstätte sowie durch die Festlegung des Ablaufs maßgeblich Rechnung zu tragen.

     

  • Die Aufwendungen müssen in einer adäquaten Relation zum jeweiligen Anlass stehen (Angemessenheit). Bewirtungskosten, die den Rahmen von 50,- € (pro Person) übersteigen, sind nicht zulässig.

     

  • Bei Einladungen in Gaststätten oder in Restaurants können regelmäßig nur die Kosten für die zu Erfüllung des dienstlichen Zwecks geladenen Gäste übernommen werden.

     

  • Bei der Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen sind grundsätzlich kostendeckende Beiträge zu erheben.

     

  • Unangemessene Vorratskäufe sind mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nicht zu vereinbaren.

     

  • Das Formular "UK-Repr – Ergänzende Angaben zum Kontierungsblatt UK-A für Repräsentationsausgaben" ist der SRM-Bestellung bzw. Nacherfassung oder dem Kontierungsblatt Kreditoren UK-A beizufügen.

 

3. Aufmerksamkeiten in geringem Umfang:

Die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Mineralwasser, Kaffee, Tee, Gebäck) sind keine Bewirtung, sondern gehören zu den laufenden Ausgaben, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Wie bei den Bewirtungskosten müssen auch diese Ausgaben den originären Aufgaben der Universität nach § 2 LHG dienen.

Dies ist beispielsweise bei den folgenden Veranstaltungen gegeben:

  • Informationsveranstaltungen
  • Akkreditierungsveranstaltungen
  • Dienstbesprechungen mit Externen (z.B. Besuche von Firmen, Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen)
  • Besprechungen zwischen Funktionsträgern verschiedener Einrichtungen der Universität.

 

4. Nicht zulässig ist/sind

  • die Bewirtung von Gastvortragenden zusätzlich zum Honorar bzw. zu den im Rahmen der Reisekostenerstattung gewährten Verpflegungsaufwendungen,

     

  • die Bewirtung bei internen Besprechungen und Sitzungen der Gremien, oder bei Dienstbesprechungen mit Vertretern anderer staatlicher Einrichtungen, es sei denn, Zeit und Dauer der Sitzung wären so bemessen (z.B. bis in die späten Abendstunden hinein), dass ein Imbiss gereicht werden muss,

     

  • die Bewirtung von Mitgliedern der eigenen Hochschule nach Probevorlesungen im Rahmen von Berufungsverhandlungen oder bei Antrittsvorlesungen (z.B. Empfänge, bei denen mehr als nur Getränke und Imbiss gereicht werden),

     

  • die Gewährung von Trinkgeldern,

     

  • die Bewirtung von Begleitpersonen,

     

  • Geschenke an Bedienstete (Geld- und Sachleistungen) der eigenen Einrichtung oder deren Angehörige,

     

  • Veranstaltungen geselliger Art, wie Ausflüge und Weihnachts- oder Geburtstagsfeiern, dies gilt auch für Examens- oder Promotionsfeiern.

     

  • Für die Beschaffung von Briefpapier, Briefkarten (Glückwunschkarten) und Umschlägen besonders teurer Qualität (Bütten, Japanpost) sowie von Kaffeegeschirr, Kaffeemaschinen, Kühlschränke u. ä. für „Repräsentationszwecke“ liegt in der Regel kein dienstliches Bedürfnis vor. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dürfen daher Haushalts- oder Drittmittel hierfür grundsätzlich nicht in Anspruch genommen werden (Ausnahmen hiervon bei Drittmitteln s. unter 5.).

 

5. Zulässig unter bestimmten Voraussetzungen:

  • Repräsentative Veranstaltungen wie Grundsteinlegungen, Einweihungen von Gebäuden, Jubiläen oder Empfänge aus persönlichen Anlässen, sollen nur in besonderen Fällen stattfinden. Bei allen Repräsentationsausgaben ist hinsichtlich der in Betracht kommenden Anlässe und der Höhe der Ausgaben besondere Zurückhaltung erforderlich. Wenn Ausgaben für Repräsentationen erforderlich werden, müssen sie in einer adäquaten Relation zum jeweiligen Anlass stehen. Auf ein Essen ist im Allgemeinen zu verzichten. Gepflogenheiten in Bereichen außerhalb des öffentlichen Dienstes sind kein geeigneter Maßstab.

     

  • Arbeitstagungen:
    Hier sollten Bewirtungen grundsätzlich unterbleiben. Gepflogenheiten in Bereichen außerhalb des öffentlichen Dienstes sind kein geeigneter Maßstab.

     

  • Veranstaltungen wie Symposien, Kongresse, Retreats, Begutachtungen, Seminare etc., die als Bestandteile des Programms Bewirtungsaufwand beinhalten (Pausen, Mittag- und Abendessen, Dinnerspeeches etc.), können vorbehaltlich der Zustimmung des Drittmittelgebers die Bewirtung aller Teilnehmer beinhalten, unabhängig vom Verhältnis externer und interner Teilnehmer. Zur Kostenerstattung sind als zahlungsbegründende Unterlagen neben den Originalrechnungen das wissenschaftliche Programm sowie die Liste der Teilnehmenden mit Status (Teilnehmer, Sprecher, Posterpräsentation) beizufügen.

     

  • Bei der Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen sind grundsätzlich kostendeckende Beiträge zu erheben. Dies gilt insbesondere für Veranstaltungen, die zusätzliche Programmpunkte, wie z.B. gemeinsame Ausfahrten, Exkursionen und feierliche Abschlussabende beinhalten. Die Kosten solcher Programmpunkte sollten u.a. aus den Einnahmen der Teilnahmegebühren gedeckt werden.

     

  • Nicht zulässig ist die Bewirtung von Gastvortragenden zusätzlich zum Honorar bzw. zu den im Rahmen der Reisekostenerstattung gewährten Verpflegungsaufwendungen, soweit diese im Rahmen der Veranstaltung gewährt werden

     

  • Taxikosten können nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit in der Regel nicht erstattet werden. Eine eingehende Begründung ist im Einzelfall erforderlich.

     

  • Geräte, die der Zubereitung oder Aufbewahrung von Speisen und Getränken dienen (wie z.B. Kaffeemaschinen oder Kühlschränke), können ausnahmsweise aus Drittmitteln finanziert werden, wenn nachgenannte Bedingungen erfüllt sind:

     

    • der Drittmittelgeber ist mit der Mittelverwendung einverstanden,
    • die dienstliche Notwendigkeit ist gegeben,
    • ausschließliche Verwendung des Gerätes für den genannten dienstlichen Zweck,
    • die Aufstellung des jeweiligen Gerätes muss in einem vom Baudezernat eigens genehmigten Funktionsraum (z.B. Teeküche) erfolgen. Die Aufstellung eines Kühlschranks in einem Büro wäre nicht zulässig.

     

  • Bei Geschenken (nur an Externe!) ist steuerrechtlich zu unterscheiden, aus welchen Mitteln die Geschenke erworben wurden (Abgrenzung hoheitliche Mittel oder Mittel eines Betriebes gewerblicher Art/Zweckbetriebes).

     

  • Geschenke an Externe, welche aus hoheitlichen Mitteln beschafft wurden, sind bei der Universität steuerrechtlich irrelevant.

     

  • Geschenke an Externe, welche aus Mitteln eines BgA bzw. Zweckbetriebes finanziert werden, sind nur bis zur Höhe von 35,00 €/Jahr als Betriebsausgaben abzugsfähig. Geschenke an Arbeitnehmer sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Geschenke je Beschenkten müssen einzeln in einer separaten Aufstellung erfasst werden (z.B. in Excel-Datei).

 

6. Ausstattung zur Bewirtung von Gästen

Die Ausstattung kann so erfolgen, dass eine angemessene Betreuung von Gästen möglich ist. Neben einer entsprechenden Ausstattung mit Geschirr und Besteck werden Geräte wie Kühlschrank, Spülmaschine und handelsübliche Kaffeemaschine (bis zu 150 €) akzeptiert. Nicht dazu gehören z.B. Geräte wie elektrische Kaffeemühlen und Kaffeevollautomaten. Bitte beachten Sie, dass für die Aufstellung von Kühlschränken und Spülmaschinen das Vorhandensein entsprechender Sozialräume unabdingbar ist und mit dem Dezernat 4 abgesprochen sein muss.

Die Ausstattung mit Dekorationsartikeln wie z.B. Blumen und Gefäßen, Bildern, Wanduhren, Ventilatoren usw. gehört zur individuellen Gestaltung und darf nicht aus öffentlichen Mitteln bezahlt werden.

 

7. Versteuerung des geldwerten Vorteils aus Bewirtungskosten:

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Punkte nur die steuerliche Behandlung darstellen. Die grundsätzlichen haushaltsrechtlichen Vorgaben der Nr. 1 bis 6 der Richtlinie gehen diesen vor.

Es werden nur die wichtigsten und für die Universität maßgeblichen Regelungen dargestellt.

Geldwerte Vorteile (Sachbezugswerte), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gewährt, gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Eine Besteuerung der geldwerten Vorteile fällt an, wenn die Summe aller geldwerten Vorteile (wie z.B. Zuschuss zum Jobticket, Arbeitsessen) die Freigrenze von 44 € pro Monat überschreitet.

  • Geschäftsessen:
    Unter Geschäftsessen versteht man die Bewirtung von Geschäftspartnern im Auftrag des Arbeitgebers (der Universität). Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. In diesen Fällen liegt kein geldwerter Vorteil vor. Die Erstattung von Auslagen für ein Geschäftsessen an Beschäftigte ist ebenfalls steuerfrei möglich.

     

  • Arbeitsessen:
    Arbeitsessen sind Bewirtungen von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber außerhalb einer Auswärtstätigkeit und ohne die Teilnahme von Geschäftspartnern. Diese Essen sind in der Regel Arbeitslohn. Solche Essen sind mit 96 % des anteiligen Rechnungsbetrags zu bewerten und in die Berechnung für die monatliche 44€-Freigrenze einzubeziehen.

    Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht nur dann, wenn die Bewirtung anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes erfolgt und die Bewirtungskosten pro Arbeitnehmer den Betrag von 40 € nicht übersteigen. In diesen Fällen liegt eine so genannte Aufmerksamkeit vor. Die Rechtsprechung geht von einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz aus, wenn ein innerhalb kurzer Zeit zu erledigender oder unerwarteter Arbeitsanfall zu bewältigen ist und die gewährte Bewirtung einfach und nicht aufwendig ist.

    Arbeitsessen, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit durchgeführt werden, führen daher zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn die monatliche 44€-Freigrenze überschritten wird.

    Beispiel: Im Rahmen einer Sitzung/einer Besprechung im Haus werden Snacks gereicht und die Sitzung muss damit nicht unterbrochen werden.

    Unter Berücksichtigung der haushaltsrechtlichen Vorgaben bleiben Arbeitsessen die Ausnahme.

  • Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit:
    Hierunter sind nur solche Bewirtungen zu verstehen, die keine Geschäftsessen im obigen Sinne sind. Werden Beschäftigte während einer Tätigkeit außerhalb der Universität (ein Arbeitsessen im obigen Sinne ist keine Tätigkeit außerhalb der Universität) bewirtet, gilt Folgendes:

     

    1. Die Bewirtungen sind gemäß der amtlichen Sachbezugswerte zu bewerten und zu versteuern. Für ein Frühstück sind derzeit 1,57 €, für ein Mittag- oder Abendessen 2,83 € anzusetzen. Die monatliche 44€-Freigrenze ist hier nicht anwendbar. Die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können in diesen Fällen weiterhin steuerfrei erstattet werden.

      Diese Regelung gilt jedoch nur dann, wenn es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Davon ist auszugehen, wenn der Wert der einzelnen Mahlzeit 40 € nicht übersteigt und die Bewirtung vom Arbeitgeber veranlasst wurde. Davon ist auszugehen, wenn die Rechnung auf die Universität ausgestellt ist und die Aufwendungen ersetzt werden.

    2. Soweit der Wert der einzelnen Mahlzeit 40 € übersteigen sollte oder die Bewirtung nicht vom Arbeitgeber veranlasst wurde, gelten die allgemeinen Grundsätze. D. h. die Mahlzeiten sind mit 96 % tatsächlichen Preises zu bewerten. Der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der Reisekostenerstattung ist weiterhin steuerfrei. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag ist in die monatliche 44€-Freigrenze einzuberechnen.

       

  • Betriebsveranstaltung:
    Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht. Soweit nicht mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr und nicht mehr als 110 € je Veranstaltung je Teilnehmer aufgewandt werden, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

    Dies gilt für alle herkömmlichen (üblichen) Veranstaltungen die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse der Universität durchgeführt werden und nur für solche Zuwendungen, die bei solchen Veranstaltungen üblicherweise gewährt werden.

    Unter Berücksichtigung der haushaltsrechtlichen Vorschriften sind Betriebsveranstaltungen in der Regel nicht möglich.

  • Abwicklung:
    Bei den bisher abgerechneten Bewirtungsfällen geht die Universität zunächst davon aus, dass es sich hierbei um steuerfreie betrieblich veranlasste Bewirtungskosten handelt.

    Für künftige Bewirtungen ist ab sofort im Formular „Ergänzende Angaben zu Auszahlungsanordnungen von Repräsentationsausgaben“ unter Punkt 6 „Versteuerung als geldwerter Vorteil anzukreuzen, ob sich um ein Geschäftsessen, Arbeitsessen, Arbeitsessen während außergewöhnlichem Arbeitseinsatz, Bewirtung bei einer Auswärtstätigkeit bzw. eine Betriebsveranstaltung handelt.

    Zur Sicherstellung einer zutreffenden Besteuerung sind geldwerte Vorteile bei Überschreiten der Bagatellgrenze von 44 € in jedem einzelnen Fall über die Personalabteilung dem Landesamt für Besoldung und Versorgung zum Zwecke der Lohnversteuerung zu melden. Des Weiteren sind die Fälle, in denen kein geldwerter Vorteil versteuert werden muss, zum Zwecke der Überprüfung im Lohnkonto aufzuzeichnen.

    Bei Nichteinhalten der entsprechenden Vorschriften (insbesondere die §§ 8 Abs. 2, 41 und 41a EStG) erfüllt die Universität/der jeweilige Beschäftigte straf- und steuerstrafrechtliche Tatbestände und kann zur Nachzahlung verpflichtet werden. Durch die Angaben im Formular „Ergänzende Angaben zu Auszahlungsanordnungen von Repräsentationsausgaben“ helfen Sie mit, dass die Lohnsteuer korrekt abgerechnet, gemeldet und bescheinigt wird.

 

8. Nachweise:

  • Darstellung der zweckentsprechenden, wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung – hierzu gehören insbesondere Angaben über den die Repräsentationsausgaben verursachenden Anlass, sowie über die Funktion und Anzahl der Teilnehmer/Beschenkten (bitte fügen Sie der Bestellung bzw. Nacherfassung oder dem Kontierungsblatt Kreditoren UK-A den Vordruck "UK-Repr – Ergänzende Angaben zum Kontierungsblatt UK-A für Repräsentationsausgaben" bei)
  • Repräsentationsausgaben sind einzeln zu belegen; eine pauschale Auszahlung ist nicht erlaubt. Jede Ausgabe muss auf dem Rechnungsbeleg aufgeführt sein bzw. klar aus diesem hervorgehen. Allgemeine Formulierungen wie z.B. „Essen und Trinken“, Geschäftsfreundebewirtung, Arbeitsessen, Informationsgespräch genügen der Rechnungslegung nicht. Den Auszahlungsanordnungen sind ausschließlich die Originalbelege beizufügen.

    Unabdingbare Abweichungen von den vorgenannten Hinweisen sind im Einzelfall mit der Haushaltsabteilung bzw. mit der Drittmittelabteilung abzustimmen und gesondert zu begründen.

 

zuletzt verändert: 08.12.2015
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