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Rechnungsnummer

Um Zahlungseingänge eindeutig zuordnen zu können, ist die Angabe einer eindeutigen Rechnungsnummer auf dem Kontierungsblatt UK-E unerlässlich. Gleichzeitig verweisen Sie bei ausgehenden Zahlungsaufforderungen (Rechnungen, Mittelanforderungen etc.) auf die Angabe der Rechnungsnummer als gewünschten Verwendungszweck bei der Überweisung. Die Angabe der Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Überweisung beschleunigt die Zuordnung der Zahlung zur Rechnung im elektronischen Kontoauszug. Zahlungen für Rechnungen sind dadurch in SuperX schneller zugeordnet.

Die universitätsweite eindeutige Rechnungsnummer sollte nach folgendem Muster erstellt werden:

  • Bei der zentralen Rechnungsstellung wird die Rechnungsnummer aus dem SAP-System unmittelbar vergeben.
  • Bei dezentraler Rechnungsstellung muss die Rechnungsnummer folgenden Aufbau haben:
    Projekt/Kostenstelle (10-stellig) + Trenner „-“ + Jahr (2-stellig) + fortlaufende Nummer (max. 3-stellig), z.B.
    2000215101-15001 (Rechnung 1 im Projekt 2000215101 im Jahr 2015)
    1110000001-15001 (Rechnung 1 für Kostenstelle 1110000001 im Jahr 2015)

Die Rechnungsnummer darf max. 16 Zeichen umfassen, sonst kann die Zuordnung über den elektronischen Kontoauszug nicht erfolgen.

Hinweis:

Der Zahlungseingang kann Ihnen nur direkt gutgeschrieben werden, wenn Kontierungsblatt UK-E rechtzeitig vor dem Zahlungseingang bei der Universitätskasse eingeht.

Bitte senden Sie deshalb gleichzeitig mit der Rechnungsstellung die Anordnung an die Universitätskasse - bzw. bei Drittmittelprojekten wird zeitgleich mit der Mittelanforderung um Übersendung der Anordnung an die Drittmittelverwaltung gebeten.

Zur Zentralisierung der Rechnungsstellung beachten Sie auch den Service-Beitrag Zentrale Rechnungsstellung.

zuletzt verändert: 04.12.2015
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