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Raumüberlassungsrichtlinien

Richtlinie zur Überlassung von Räumen und Flächen der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

vom 03.05.2017

Inhaltsübersicht

Präambel
§ 1 Allgemeine Grundsätze
§ 2 Raumüberlassung zur Erfüllung der Aufgaben der Universität
§ 3 Antragsberechtigte
§ 4 Politische Veranstaltungen
§ 5 Raumkategorien
§ 6 Zuständigkeiten
§ 7 Anträge Dritter
§ 8 Überlassung an Dritte
§ 9 Ausschluss- und Zurückweisungsgründe
§ 10 Nutzungsentgelt
§ 11 Haftung
§ 12 Überlassung und Nutzung von Sonderräumen und Außenflächen
§ 13 Überlassung von Lehrveranstaltungsräumen im Vorlesungsbetrieb
§ 14 Dezentrale Lehrveranstaltungsräume
§ 15 Wirksamwerden

Präambel

Die folgenden Vorschriften regeln die Überlassung und Nutzung von Lehr- und Veranstaltungsräumen sowie sonstigen Flächen der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, im Folgenden „Räume“ genannt. Vorrangiges Ziel ist es, die räumlichen Voraussetzungen für die ordnungsgemäße Wahrnehmung der der Universität gemäß § 2 des Gesetzes über die Hochschulen in Baden-Württemberg (Landeshochschulgesetz - LHG) obliegenden Aufgaben zu schaffen und in diesem Zusammenhang den ordnungsgemäßen Ablauf des Studien- und Forschungsbetriebs (ordnungsgemäßer Universitätsbetrieb) sicherzustellen. Dabei wird eine optimale Auslastung der vorhandenen Raumkapazitäten unter Berücksichtigung der Belange der Universität, ihrer Mitglieder und nachrangig Dritter gewährleistet.

Die Regelungen dienen der Transparenz im Antrags- und Überlassungsverfahren für alle Veranstaltungsarten. Sie regeln das Verfahren der Raumüberlassung sowie die Voraussetzungen für die Durchführung von universitären und nichtuniversitären Veranstaltungen. Die Verwaltungsvorschrift des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst zur Überlassung von Hochschulgebäuden, -räumen und Grundstücken einschließlich Hochschulsportanlagen an Dritte vom 4. Mai 2007 –Az.: 14- 369.3/132– in der jeweils gültigen Fassung (Anlage 5) wird dadurch konkretisiert.

Tagungen und Kongresse sind typische Formen des wissenschaftlichen Dialogs, der Präsentation neuester Erkenntnisse und Entwicklungen und für die Universität daher von besonderem Interesse. Die Universität legt größten Wert darauf, dass Veranstaltungen dieser Art in ihren Räumlichkeiten stattfinden.

§ 1 Allgemeine Grundsätze

Die Räume der Albert-Ludwigs-Universität werden den Mitgliedern der Universität für die gesetzlich wahrzunehmenden Aufgaben der Universität in Lehre, Forschung, Studium und Weiterbildung, insbesondere für die Durchführung von Lehrveranstaltungen und sonstige Dienstaufgaben, sowie den Selbstverwaltungsgremien zur Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben überlassen. Es gelten die als Anlage 1 beigefügten Nutzungsbedingungen.

§ 2 Raumüberlassung zur Erfüllung der Aufgaben der Universität

  1. Die universitätsinterne Überlassung der zentral verwalteten Lehrveranstaltungsräume zu Lehrzwecken erfolgt in der Regel über eine elektronische Raumanfrage im Rahmen des Campus-Management-Systems. Die Anfrage ist spätestens drei Arbeitstage vor Beginn der Veranstaltung einzureichen. Für die Überlassung von Lehrveranstaltungsräumen im Vorlesungsbetrieb gelten die Regelungen in § 13 ergänzend.
  2. Die Überlassung von zentral verwalteten Räumen zur Erfüllung von universitären Aufgaben, die keine Lehrveranstaltungen sind, erfolgt auf Antrag. Dafür stehen unter http://www.uni-freiburg.de/go/hoersaalvergabe Vordrucke mit den erforderlichen Angaben zu Verfügung. Diese sind vollständig ausgefüllt, schriftlich oder in elektronischer Form, spätestens zwei Wochen vor Beginn der Veranstaltung an die zentrale Hörsaalvergabe zu richten.
  3. Um eine effektive Nutzung der Räume sicherzustellen, überprüft die zentrale Hörsaalvergabe in regelmäßigen Abständen die Belegung der einzelnen Räume. Ergibt diese Belegungsüberprüfung, dass ein dezentraler Lehrveranstaltungsraum überwiegend nicht ausgelastet ist, kann der Lehrveranstaltungsraum durch Beschluss des Rektorats der zentralen Hörsaalvergabe zur Verwaltung zugewiesen werden.

§ 3 Antragsberechtigte

  1. Soweit Räume nicht für universitäre Aufgaben nach § 1 benötigt werden, können diese auf Antrag stundenweise auch periodisch oder über mehrere Tage, zu folgenden Zwecken überlassen werden
    1. wissenschaftliche Tagungen, Kongresse und Ausstellungen
      Eine Ausrichtung ist grundsätzlich nur in der vorlesungsfreien Zeit möglich.
    2. Veranstaltungen von Mitgliedern der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
      Auf Antrag von mindestens sechs Mitgliedern oder Angehörigen der Universität im Sinne von § 9 Abs. 1 LHG sowie § 4 Grundordnung der Universität Freiburg (GO) können Mitgliedern und Angehörigen, Räume zu anderweitigen als den in § 1 genannten Zwecken überlassen werden. Die Überlassung von Räumen ist nur für kulturelle, wissenschaftliche oder allgemeinen Bildungszwecken dienende Veranstaltungen zulässig.
    3. Veranstaltungen der Verfassten Studierendenschaft (VS)
      Auf Antrag können der VS und deren Organisationseinheiten für Veranstaltungen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit den der VS gesetzlich obliegenden Aufgaben stehen, Räume überlassen werden. Als Organisationseinheiten der VS gelten die im LHG oder in der Organisationssatzung der VS festgelegten Gremien, Organe und Gruppierungen.
    4. Veranstaltungen Dritter
      Dritte im Sinne dieser Regelungen sind natürliche und juristische Personen, die nicht Mitglieder oder Angehörige der Universität im Sinne von § 9 Abs. 1 LHG und § 4 GO sind. Die Überlassung der universitären Räume an Dritte ist ausschließlich auf Antrag für kulturelle, wissenschaftliche oder allgemeinen Bildungszwecken dienende Veranstaltungen zulässig. Soweit es sich um politisch ausgerichtete Veranstaltungen handelt gilt § 4.
  2. Die Räume werden grundsätzlich nur zu den jeweils geltenden Öffnungszeiten überlassen. Finden Veranstaltungen in Ausnahmefällen ganz oder teilweise außerhalb der Öffnungszeiten der jeweiligen Gebäude statt, gelten die entsprechenden Regelungen der beigefügten Nutzungsbedingungen (Anlage 1).
  3. Ein Rechtsanspruch auf Überlassung von Räumen besteht nicht.

§ 4 Politische Veranstaltungen

  1. Veranstaltungen mit ausschließlich oder überwiegend politischen oder hochschulpolitischen Inhalten können unter der Voraussetzung der Wahrung parteipolitischer Neutralität, Pluralität und Ausgewogenheit zugelassen werden. Ergänzend wird auf die Verwaltungsvorschrift des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst zur Überlassung von Hochschulgebäuden, -räumen und Grundstücken einschließlich Hochschulsportanlagen an Dritte sowie die Hinweise des Wissenschaftsministeriums zur Umsetzung des Neutralitätsgebots in Wahlkampfzeiten in der jeweils gültigen Fassung verwiesen (Anlage 5 / 6).
  2. Eine Raumüberlassung an politische Parteien, politische und gewerkschaftliche Vereinigungen oder Gruppen zur Wahrnehmung parteipolitischer Belange oder von Verbandsinteressen sind ausgeschlossen. Dieser Ausschluss gilt auch für den Fall, dass ihnen Mitglieder oder Angehörige der Universität angehören oder Universitätsmitglieder die Veranstaltung initiieren oder eine Universitätseinrichtung als Mitveranstalterin auftritt.

§ 5 Raumkategorien

Räume, die gemäß § 1 überlassen werden, sind in folgende Kategorien unterteilt:

  1. Seminarräume: Lehrveranstaltungsräume, welche mit variabel aufgestellten Tischen und Stühlen oder so genannten Collegestühlen ausgestattet sind.
  2. Hörsäle: Lehrveranstaltungsräume, welche über fest eingebautes und zumeist ansteigendes Gestühl verfügen.
  3. Sonstige Räume und Flächen, insbesondere Innenräume die nicht unter die Ziffern 1. und 2. fallen, wie Sitzungs-, Sonderräume und Außenflächen gemäß § 12.

§ 6 Zuständigkeiten

  1. Die Räume der Universität werden in der Regel von der zentralen Universitätsverwaltung, hier der zentralen Hörsaalvergabe verwaltet. Diese entscheidet über
    1. die Überlassung der zentral verwalteten Räume.
    2. Anträge Dritter auf Überlassung dezentraler Räume gemäß § 14.
  2. Über Anträge von besonderer Relevanz entscheidet die Kanzlerin oder der Kanzler gegebenenfalls im Benehmen mit der jeweiligen Einrichtung. In Einzelfällen entscheidet das Rektorat nach Vorlage der Kanzlerin oder des Kanzlers.

§ 7 Anträge Dritter

  1. Anfragen Dritter (§ 3 Abs. 1 Ziffer d) auf Raumüberlassung sind an die zentrale Hörsaalvergabe zu richten. Die Überlassung erfolgt ausschließlich auf Antrag. Die Anträge sind schriftlich oder in elektronischer Form, spätestens 4 Wochen vor Beginn der Veranstaltung, bei der zentralen Hörsaalvergabe einzureichen.
  2. Der Antrag auf Raumüberlassung muss folgende Angaben enthalten:
    1. Name und Adresse des oder der hauptverantwortlichen Veranstaltenden oder mitveranstaltender Personen sowie die Benennung einer verantwortlichen Kontaktperson. Es sind jeweils Angaben über die Zugehörigkeit zur Universität zu machen.
    2. Zu überlassende Räume oder Flächen.
    3. Veranstaltungsdatum, Beginn und Ende der Raumnutzung, inklusive Vor- und Nachbereitungszeiten, insbesondere Auf- und Abbauzeiten.
    4. Zahl der erwarteten Teilnehmenden.
    5. Art und Thema der Veranstaltung: z.B. Vortrag, Podiumsdiskussion, Konzert, Angabe der vortragenden Personen, des Künstlers oder der Künstlerin etc. In diesem Zusammenhang wird auf die in der Anlage 2 gesondert geregelten Veranstaltungskategorien verwiesen.
    6. Kreis der teilnehmenden Personen, insbesondere ausschließlich Universitätsmitglieder oder auch Dritte.
    7. Höhe des Eintrittsgeldes oder anderer Teilnahmebeiträge, insbesondere Tagungsgebühren.

§ 8 Überlassung an Dritte

  1. Wird dem ordnungsgemäß gestellten Antrag eines Dritten (§ 3 Abs. 1 Ziffer d) auf Überlassung eines Raumes (§ 7) entsprochen, erhält die antragstellende Person einen Überlassungsbescheid. Zusätzlich wird ein entsprechender Mietvertrag abgeschlossen. Dies gilt auch für den Fall, dass Mitglieder der Universität Räume zu außerdienstlichen Zwecken nutzen wollen.
  2. Der Bescheid kann mit Nebenbestimmungen, insbesondere Auflagen und Bedingungen versehen werden. Er kann unter dem Vorbehalt des Widerrufs ausgesprochen werden. Ergänzend zu den hier getroffenen Regelungen gelten die Vorschriften des Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg (VwVfG BW).
  3. Der Überlassungsbescheid kann insbesondere widerrufen werden, wenn
    1. nachträglich Tatsachen bekannt werden, die eine Ablehnung gemäß § 9 gerechtfertigt hätten.
    2. Die Räume oder Flächen unvorhersehbar und unabweislich für eine Veranstaltung der Universität gemäß § 1 benötigt werden. Ein solcher Widerruf ist ausschließlich bei unentgeltlicher Überlassung möglich.
    3. Mit dem Überlassungsbescheid verbundene Auflagen nicht eingehalten werden bzw. deren Einhaltung nicht sichergestellt ist.
    4. Die Räume ohne Zustimmung der Universität Dritten zur Nutzung überlassen werden.
    5. Die Voraussetzungen für eine Rücknahme oder einen Widerruf nach §§ 48, 49 VwVfG gegeben sind.

§ 9 Ausschluss- und Zurückweisungsgründe

  1. Die Raumüberlassung ist insbesondere ausgeschlossen, wenn
    1. davon ausgegangen werden muss, dass andere Veranstaltungen oder der ordnungsgemäße Universitätsbetrieb dadurch beeinträchtigt oder gestört werden,
    2. konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die angekündigten Themen einen Straftatbestand verwirklichen oder bei der Veranstaltung zu Verfassungs- oder Rechtsbruch aufgerufen werden könnte, sei es durch die veranstaltende Person oder durch Teilnehmende,
    3. die antragsstellende Person unrichtige Angaben bei der Antragstellung gemacht hat,
    4. konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Regelungen der Versammlungsstättenverordnung sowie andere Schutzvorschriften nicht eingehalten werden.
  2. Ein Antrag auf Raumüberlassung kann insbesondere zurückgewiesen werden, wenn
    1. dieser unvollständig oder verspätet eingereicht wurde. Es gelten die in § 2 und § 7 geregelten Fristen,
    2. die durch die antragstellende Person unterzeichnete Ausführung des Mietvertrages nicht bis spätestens eine Woche vor Veranstaltungsbeginn bei der zentralen Hörsaalvergabe eingegangen ist,
    3. die antragstellende Person das Entgelt für eine frühere Veranstaltung noch nicht entrichtet hat,
    4. bei einer vorangegangenen Veranstaltung dieser Art bzw. dieser veranstaltenden Person Sicherheit und Ordnung oder der ordnungsgemäße Universitätsbetrieb beeinträchtigt oder gestört wurde.
  3. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die antragsstellende Person bei der Antragstellung unrichtige Angaben gemacht hat oder Auflagen nicht erfüllt wurden, so kann sie für einen zu befristenden Zeitraum von mindestens 18 Monaten von der Überlassung von Räumen ausgeschlossen werden.
  4. Liegen Tatsachen vor, die eine Raumüberlassung ausschließen oder eine Zurückweisung des Antrags rechtfertigen, wird gegenüber Dritten von der zentralen Hörsaalvergabe ein Ablehnungsbescheid erlassen. Dies gilt auch für den Fall, dass Universitätsmitglieder die Überlassung von Räumen für außerdienstliche oder private Zwecke beantragt haben.

§ 10 Nutzungsentgelt

  1. Die Universität erhebt für die Raumüberlassung an Dritte sowie in Fällen des § 8 Abs. 1 Satz 2 ein Nutzungsentgelt. Grundlage für die Bemessung des Entgeltes ist die Entgelttabelle in der jeweils geltenden Fassung (Anlage 4).
  2. Das Nutzungsentgelt setzt sich zusammen aus Miet- und Nebenkosten sowie einer Pauschale für den mit der Raumüberlassung verbundenen Verwaltungsaufwand. Die Nebenkosten enthalten insbesondere anteilige Kosten für Energieverbrauch, Hausbewirtschaftung sowie Reinigung. Die Entgeltpflicht für die Nutzung von Räumen und Flächen der Universität richtet sich nach der Art der Veranstaltung (siehe Anlage 2).
  3. Zusätzlich entstehende Kosten, insbesondere für Belegungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten oder anderweitige Nutzerwünsche, die nicht in der Pauschalberechnung der Bewirtschaftungskosten enthalten sind, werden in der Regel ebenfalls in Rechnung gestellt.

§ 11 Haftung

  1. Die Universität und das Land Baden-Württemberg, sowie ihre Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen haften nicht für Schäden, die der veranstaltenden Person, Teilnehmenden oder anderweitigen Dritten im Zusammenhang mit der Nutzung der überlassenen Räume entstehen. Insbesondere übernehmen sie keine Haftung für den Verlust oder die Beschädigung von eingebrachten Gegenständen der veranstaltenden Person bzw. der Teilnehmenden. Unberührt bleiben die Haftung der Universität aus einer nachweislich grob schuldhaften Verletzung einer ihr obliegenden Verkehrssicherungspflicht sowie die Haftung für Körper- und Gesundheitsschäden.
  2. Die veranstaltende Person haftet für alle Schäden, die anlässlich der Nutzung durch sie bzw. Dritte der Universität Freiburg oder dem Land Baden-Württemberg sowie deren Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen zugefügt werden. Jeder Schaden ist unverzüglich bei der zuständigen Stelle in der Universitätsverwaltung anzuzeigen. Die Universität kann den Nachweis einer angemessenen Haftpflichtversicherung und/oder eine Sicherheitsleistung verlangen.

§ 12 Überlassung und Nutzung von Sonderräumen und Außenflächen

  1. Die Überlassung der universitären Sonderräume und Außenflächen ist Veranstaltungen vorbehalten, die für die Universität von besonderem Interesse sind oder repräsentativen universitären Charakter besitzen. Eine Überlassung an Dritte ist grundsätzlich nicht möglich.
  2. Die Überlassung erfolgt grundsätzlich durch die zentrale Hörsaalvergabe unter Beachtung der beigefügten Regelungen zur Überlassung und Nutzung von Sonderräumen und Außenflächen (Anlage 3).

§ 13 Überlassung von Lehrveranstaltungsräumen im Vorlesungsbetrieb

  1. Zu Beginn eines Semesters wird durch die zentrale Hörsaalvergabe die Überlassung der zentral verwalteten Lehrveranstaltungsräume für das Folgesemester koordiniert. Generell besteht kein Anspruch auf Zuweisung bestimmter Räume oder für bestimmte Zeitfenster.
  2. Lehrveranstaltungsräume werden nach folgenden Prioritäten überlassen:
    1. Regelmäßig wiederkehrende Lehrveranstaltungen der Universität, wobei wöchentliche wiederholte Lehrveranstaltungen Vorrang gegenüber zweiwöchentlich wiederkehrenden Lehrveranstaltungen haben.
    2. Einzel- und Blockveranstaltungen der Universität.
    3. Veranstaltungen von Personen oder Gruppen nach § 3 Abs. 1 Ziffern b und c, Veranstaltungen Dritter nach § 3 Abs. 1 Ziffer d.
  3. Bei der Überlassung von regelmäßig wiederkehrenden Lehrveranstaltungen sind folgende Kriterien zu beachten:
    1. Vom Rektorat beschlossenen Erstbelegungsrechte.
    2. Die Angemessenheit von Raumgröße im Verhältnis zur Anzahl der Teilnehmenden.
    3. Bedeutung der Veranstaltung innerhalb eines Curriculums.
    4. Berücksichtigung, inwieweit die betroffenen Fachbereiche bei der Planung sowohl Kernzeiten als auch Randzeiten belegen.
  4. Im Konfliktfall entscheidet die Kanzlerin oder der Kanzler nach Anhörung der betroffenen Studiendekane oder Studiendekaninnen über die Raumzuteilung.

§ 14 Dezentrale Lehrveranstaltungsräume

  1. Die den jeweiligen universitären Einrichtungen zur selbständigen Nutzung überlassenen Räume berechtigen diese nicht zur ausschließlichen und alleinigen Nutzung. Freie Kapazitäten sind anderen Organisationseinheiten bei Bedarf zur Verfügung zu stellen. Anträge Dritter sind der zentralen Hörsaalvergabe zur Entscheidung vorzulegen.
  2. Die Belegungsplanung ist im Campus-Management-System durch die jeweiligen Raumbeauftragten zu koordinieren und im dazugehörenden Raumverwaltungsprogramm darzustellen. Um die vorhandenen Raumkapazitäten effektiv nutzen zu können, sind ausfallende Termine im Campus- Management-System unmittelbar freizugeben.

§ 15 Wirksamwerden

  1. Die Raumüberlassungsregelungen werden am Tag nach der Beschlussfassung durch das Rektorat wirksam und ersetzen die bisherige Interne Arbeitsanweisung für die Überlassung von universitätseigenen Räumen und Flächen vom 01.12.2009.
  2. Entscheidungen, die bis zu diesem Zeitpunkt auf Grundlage der bisher geltenden Regelungen wirksam ergangen sind, bleiben unberührt.

 

zuletzt verändert: 14.06.2017
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