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Prozessmodellierung

Die Modellierung dient der Prozessentwicklung als Dokumentations- und Analyseinstrument und stellt die Grundlage für den Dialog und den Austausch zwischen den beteiligten Organisationseinheiten dar. Allein durch die Modellierung treten jedoch keine Prozessverbesserungen ein. Diese resultieren vielmehr aus den Erkenntnissen, die während der Prozesserfassung und -dokumentation erzielt werden.

Um eine einheitliche Darstellung der Prozesse sicherzustellen und damit für eine bessere Verständlichkeit für die Nutzer zu sorgen, sind an der Universität Freiburg Grundsätze und Regeln für die Modellierung in den Modellierungskonventionen festgehalten und für die Prozessmodellierung heranzuziehen.

Die wichtigsten Hintergrundinformationen zu einem Prozess werden in einem Stammdatenblatt erfasst. Für die strukturierte und verständliche Darstellung der Prozesse selbst wird an der Universität Freiburg BPMN (Business Process Modeling Notation) in der Version 2.0 verwendet. Hierbei handelt es sich um eine internationale Modellierungsnotation, die aufgrund ihrer Klarheit und Übersichtlichkeit gegenüber verbalen Beschreibungen entwickelt wurde. Die Notation besitzt einen Umfang von über 100 Elementen, von denen jedoch an der Universität Freiburg nur ein geringer Umfang von Symbolen zum Einsatz kommt.

Die Visualisierung der Abläufe erfolgt durch die Verknüpfung der Symbole. Die Prozesse selbst sind von oben nach unten zu lesen, wobei jeder Prozess mit einem Ereignis startet und mit einem Ereignis endet. Spaltenweise sind die beteiligten Organisationseinheiten aufgeführt. In jeder Spalte sind daher nur diejenigen Aktivitäten dargestellt, für welche eine Organisationseinheit zuständig ist. Der Ablauf der durchzuführenden Aktivitäten ist durch Pfeile, dem sogenannten Sequenzfluss, und durch Entscheidungspunkte, sogenannte Gateways, festgelegt. Gateways werden unter anderem auch dann verwendet, wenn parallele oder sich ausschließende Tätigkeiten modelliert werden. Die am häufigsten verwendeten Symbole sind in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt

Piktogramm, über das der zu einem Eintrag in Service A-Z gehörende Prozess aufgerufen werden kann.
Lanes repräsentieren Rollen und Zuständigkeiten und zeigen auf einen Blick, welche Tätigkeiten in welcher Organisationseinheit durchgeführt werden.
Ein Prozess wird durch ein klar definiertes Startereignis ausgelöst.
Zwischenereignisse können modelliert werden, wenn ein wichtiger Prozessschritt erreicht ist. Weiterhin werden Zwischenereignisse auch modelliert, wenn beispielsweise eine Nachricht eintrifft, durch welche die Prozessausführung fortgeführt wird oder ein bestimmter Zeitraum verstrichen bzw. ein bestimmter Zeitpunkt erreicht ist. 
Ein Prozess endet mit einem Endereignis. Mit Erreichen des Endereignisses ist auch das Prozessergebnis erzielt.
Ein Task bzw. eine Aktivität stellt eine einzelne Tätigkeit dar und repräsentiert die Aufgabe, die zu tun ist.
Aktivitäten können in unterschiedlichen Detailgraden modelliert werden. Oft ist es sinnvoll, mehrere Aktivitäten in einem Unterprozess zusammen zu fassen, um den gesamten Prozessablauf übersichtlicher zu gestalten.
Die Ausführungsreihenfolge der Tätigkeiten wird durch den Sequenzfluss definiert.
Das exklusive Gateway (XOR-Gateway) wird zur Modellierung von Fallunterscheidungen benutzt und stellt eine Entweder-Oder-Verknüpfung dar. Dieses Gateway ist durch eine Frage gekennzeichnet, deren Beantwortung den weiteren Weg in einem Prozessdiagramm festlegt. Der Prozessfluss geht dabei an genau einem ausgehenden Sequenzfluss weiter. Ein durch ein Gateway aufgespaltener Sequenzfluss wird durch ein Gateway, welches nicht beschriftet ist, wieder zusammengeführt. Erst wenn dieses Gateway durch einen eingehenden Sequenzfluss erreicht wird, wird der Prozess fortgeführt.
gateway-para.png Das parallele Gateway (UND-Verknüpfung) kennzeichnet Tätigkeiten, die gleichzeitig ausgeführt werden. Nach dem schließenden Gateway folgende Aktivitäten können erst erledigt werden, wenn die parallelen Tätigkeiten abgeschlossen sind. 
gateway-inkl.png Mit Hilfe eines inklusiven Gateways (OR-Gateway) wird der Sequenzfluss in Abhängigkeit von den Verzweigungsbedingungen auf einen, mehrere oder alle Pfade aufgeteilt. Bei einer Zusammenführung wird auf alle eingehenden aktiven Kanten gewartet.
Die Ausführung einer Aktivität liegt in der Zuständigkeit einer einzelnen Person. Diese ist unter Umständen auf Informationen oder die Mithilfe anderer Personen angewiesen. Dies kann im Prozessablauf durch den zusätzlichen Beteiligten dargestellt werden.
datenobjekt.png Das Datenobjekt repräsentiert Informationen, die durch den Prozess fließen. Dabei kann es sich beispielsweise um Dokumente, Vorlagen, Vermerke und Briefe handeln, die im Prozessverlauf bearbeitet und weitergereicht werden.
textanmerkung.png Durch eine Textanmerkung kann jedes Objekt in einem Prozessdiagramm mit einem Kommentar versehen werden, der zusätzliche Hinweise und Informationen enthält.

 

zuletzt verändert: 28.06.2016
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