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Projekte schließen bei Projektende

Während der Laufzeit eines Projektes werden zahlreiche finanztechnische Vorgänge im SAP-System erfasst und im Projekt zusammengefasst. Neben der Darstellung der Obligos für Personal, Bestellungen, Rechnungen und Mittelbindungen (Obligos) werden alle Zahlungsvorgänge abgebildet und die Anlagegüter im System verbucht.

Um eine transparente und nachvollziehbare Bewirtschaftung aller universitärer Mittel zu gewährleisten, sind Projekte nach dem Förderzeitraum zeitnah abzuschließen. So fordert auch das Handelsgesetzbuch (HGB), dass nur Projekte mit einem aktiven Leistungsaustausch in der Buchhaltung Berücksichtigung finden dürfen.

Des Weiteren dürfen über die jeweiligen Projekte nur dem Projekt zuzuordnende Einnahmen und Ausgaben verbucht werden. Um diese Vorgaben erfüllen zu können, müssen Projekte abgeschlossen werden, sobald die Geldgeber die ordnungsgemäße Mittelverwendung anerkannt haben, und keine Schlusszahlung mehr zu erwarten ist.

Gleichzeitig dient dies einer verbesserten Übersichtlichkeit über bestehende und beendete Projekte.

Im dargestellten Prozess geht es um das Schließen von Projekten nach dem regulären Projektende. Für Projektschließungen aufgrund von Umstrukturierungen wird es einen separaten Prozess geben.

Nach dem Projektende dürfen über ein abgeschlossenes Projekt keine neuen Rechtsverbindlichkeiten mehr eingegangen werden. Selbstverständlich können bereits bestehende Forderungen bzw. Verbindlichkeiten noch beglichen werden.

Was ist zu beachten, wenn ein Projekt zu schließen ist?
Die Einrichtungen werden ca. 6 Wochen vor dem im SAP-System hinterlegten Projektende von der Abteilung Haushalt und Finanzen oder der Drittmittelabteilung angeschrieben und auf das Projektende und die erforderlichen Arbeitsschritte hingewiesen.

Für die über das Projekt beschafften Anlagegüter muss durch die Einrichtung zwingend eine Entscheidung über die zukünftige Nutzung der Anlagegüter getroffen werden. Die Entscheidung der zukünftigen Nutzung ist drei Wochen vor dem Ende des Projektes der Anlagenbuchhaltung schriftlich mitzuteilen. Bitte beachten Sie hierbei die unter Service A-Z aufgeführten Vorgaben unter dem Beitrag „Anlagenumbuchung“.

Soweit Personal über die Projektlaufzeit hinaus beschäftigt wird, teilen Sie der Personalabteilung bitte bis spätestens 4 Wochen vor Projektende die zu verwendende Nachfolgekontierung (Projekt, Kostenstelle, Fonds, Stellennummer) mit.

Sollten bei Projektende noch offene Obligos (z.B. Bestellungen, Mittelbindungen) vorhanden seien, teilen Sie bitte mit, ob diese noch zu Aufwendungen zu Lasten des Projektes führen oder sich der Vorgang erledigt hat und deshalb geschlossen werden kann.

Das Schreiben der ZUV enthält, soweit im Projekt relevant, Übersichten der beschafften Anlagegüter, des Personals, der offenen Mittelbindungen und Bestellungen. Bitte informieren Sie die zuständigen Abteilungen zeitnah über die notwendigen Anpassungen.

Wir bitten Sie zum Projektende, die offenen Obligos über den SuperX-Bericht „Buchungen SAP“ (Filter Buchungen auf „Obligo“) nochmals zu kontrollieren. Soweit zu offenen Obligos keine Lieferungen/Zahlungen/ Schlussabrechnungen mehr ausstehen und diese somit geschlossen werden können, teilt die Einrichtung dies der/dem im Schreiben angegebenen Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter mit.

Außerdem ist durch die Einrichtung zum Projektende inhaltlich zu prüfen, ob alle relevanten Buchungen über das Projekt getätigt wurden und ggf. erforderliche Korrekturbuchungen sind unverzüglich zu veranlassen.

Sobald zum Projektende die letzten Personalbuchungen (IST und Personalobligo) durchgeführt wurden, wird das Projekt im Status auf „technisch abgeschlossen“ gesetzt, so dass über SRM keine Bestellungen mehr möglich sind.

Sollten der Einrichtung Unterlagen vorliegen, dass das Projekt verlängert wurde, sind diese schnellstmöglich der zuständigen Sachbearbeitung im Finanzdezernat zuzuleiten.

Bei Fragen zum Prozess stehen Ihnen Frau Kusche (Haushalt: 203-4309/ ulrike.kusche@zv.uni-freiburg.de) und Frau Feix (Drittmittel: 203-4230/ melanie.feix@zv.uni-freiburg.de) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Schließen von konkreten Projekten wenden Sie sich bitte an den/die jeweils zuständigen Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin der Abteilung Haushalt und Finanzen bzw. Drittmittel.
 

zuletzt verändert: 15.03.2018
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