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Kassenanordnungen

Wenn die Universitäten bzw. ihre Einrichtungen Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten haben, sind schriftliche Anordnungen an die Universitätskasse zu erteilen, die Kassenanordnungen genannt werden.

Sofern die Bestellung nicht über SRM abläuft oder eine Nacherfassung in SRM erfasst wird, ist das Kontierungsblatt Kreditoren für alle Geschäftsbeziehungen mit dem Lieferanten zu verwenden.

Im Bereich der Einnahmen ist für alle Geschäftsbeziehungen mit unseren Kunden das Kontierungsblatt Debitoren zu verwenden.Grundsätzlich sind die Kassenanordnungen mit Hilfe von Vordrucken zu fertigen. Den Kassenanordnungen sind immer begründende Unterlagen ( z.B. die Firmenrechnung, die bezahlt werden soll) beizufügen.

Bitte beachten:

  • Kassenanordnungen (im folgenden KA genannt) dürfen nur mit Tinte, Kugelschreiber, urkundengeeignetem Farbband oder Drucker ausgefertigt werden.
  • Unterschriften sind eigenhändig zu leisten, Namenskürzel oder Namensstempel sind unzulässig.
  • In der KA dürfen der Zahlungsempfänger bzw. der Einzahler und der Betrag weder durchgeschrieben noch geändert werden. Alle zulässigen Änderungen (z.B. in der Buchungsstelle) müssen so vorgenommen werden, daß die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben und mit Handzeichen versehen werden.
  • Es muss stets (bei Annahmeanordnungen und bei Auszahlungsanordnungen) ein konkretes Fälligkeitsdatum angegeben werden.
  • Eine Begründung ist immer einzutragen.
  • Bezieht sich die KA (Auszahlungsanordnung) auf eine zu begleichende Rechnung, so sind in der begründenden Unterlage (z.B. Firmenrechnung) ggf. die Inventarnummer eines beschafften Gegenstandes, der Beschaffungsweg (Vergabeart), der Eingang der Rechnung und die Angabe darüber, ob es sich um einen Verbrauchsgegenstand handelt oder nicht zu machen (sog. Vergabestempel).
  • Die KA soll in der Regel von mindestens zwei Bediensteten unterschrieben sein: "Sachlich richtig" und Anordnung einerseits (können verbunden werden: 1 Unterschrift) und "rechnerisch richtig" andererseits.
  • KA müssen erteilt werden, sobald für eine Einzahlung der Grund, der Zahlungspflichtige, der Betrag und die Fälligkeit feststehen bzw. sobald für eine Auszahlung die Verpflichtung zur Leistung, der Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen.
  • Der Themenkreis Abschläge wird unter dem Stichwort "Abschlagszahlungen" separat behandelt.

Wann nehme ich welches Formular?

Als Hilfestellung für Sie haben wir eine Auflistung erstellt, welches Formular für die jeweilige Gelegenheit das passende ist:

zuletzt verändert: 08.12.2015
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