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Handvorschüsse

Zur Leistung kleinerer, fortlaufend anfallender Ausgaben (z.B. Rollgelder, Kleinhandelswaren, Briefmarken) können den Universitätseinrichtungen Handvorschüsse bewilligt werden. Es handelt sich dabei um vorschüsslich ausgezahltes Bargeld, das nach Verbrauch gegen Vorlage der Originalbelege zu Lasten der Mittel der Universitätseinrichtung ( i.d.R. für Fonds 1000 der betroffenen Kostenstelle) mit der Universitätskasse abgerechnet wird, d.h. die Universitätskasse füllt den mit den Originalbelegen nachgewiesenen Betrag wieder auf.

Bitte beachten:

  • Beantragt wird ein Handvorschuss mit formlosem Schreiben an die Universitätskasse Freiburg. Nennen Sie bitte den Betrag, den Sie als Handvorschuss in bar benötigen. Dieser darf den monatlichen Bedarf nicht überschreiten (Beispiel: Pro Monat werden voraussichtlich ca. 50 € für kleine Barausgaben anfallen, der Monatsbedarf beträgt dann 50 € = Handvorschuss).
  • Geben Sie in dem Antrag bitte auch an, für welche Art von Ausgaben der Handvorschuss gedacht ist, aus welchen Mitteln (Kostenstelle, Fonds ggf. Projekt / Innenauftrag) er finanziert werden soll und wer als Verwalter vorgesehen ist.
  • Ihr Antrag wird von der Universitätskasse schriftlich beschieden, wobei auch mitgeteilt wird, wie Sie in den Besitz des ersten Vorschussbetrages kommen.
  • Bewahren Sie den Handvorschuss sicher auf (Geldkassette, eingeschlossen). Er darf nicht mit Privatgeldern oder den Geldern einer ggf. bestehenden Geldannahmestelle vermengt werden.
  • Sobald der Handvorschuss so aufgebraucht ist, dass eine Abrechnung fällig wird, stellen Sie die Originalbelege übersichtlich nach Verwendungszweck zusammen (Addition) und fügen Sie die Abrechnung und die Originalbelege dem Kontierungsblatt Kreditoren UK-A bei. Da die verschiedenen Belege ggf. mit verschiedenen Sachkonten kontiert werden müssen, ist eine Übersicht der Belege mit Belegdatum, Betrag, Verwendungszweck (z.B. Porto, EDV-Ersatzteile, etc.) notwendig.
    In der Begründung ist zusätzlich die Referenznummer des jeweiligen Handvorschusses anzugeben.
  • Die Universitätskasse erstattet Ihnen den nachgewiesenen Betrag schnellstmöglich am Kassenschalter in der Zentralen Universitätsverwaltung (Öffnungszeiten: Montag, Dienstag und Donnerstag, 08.45 Uhr bis 11.45 Uhr)
  • Zum Ende eines jeden Jahres werden die Einrichtungen, die über einen Handvorschuss verfügen, von der Universitätskasse schriftlich aufgefordert, in einem beigefügten Vordruck zu bestätigen, dass der Handvorschuss vorhanden ist und in voller Höhe weiterhin benötigt wird.

Weitere Fragen beantwortet Ihnen Frau Muy, Kassenleiterin, Telefon 4334, E-Mail: martina.muy@zv.uni-freiburg.de

zuletzt verändert: 11.07.2018
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