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Einstellung von Personal

Personaleinstellung Personalauswahl

Der Leitfaden zur Personalauswahl soll  eine Orientierungshilfe für die Gestaltung und den Ablauf von Stellenausschreibungs-, Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren bieten und Ihnen durch die verschiedenen Mustervorlagen  im Anhang Zeit und Mühen ersparen. Außerdem gibt der Leitfaden wichtige Hinweise  darauf, was bei einer Stellenausschreibung und -besetzung gesetzlich vorgeschrieben und demnach  unbedingt zu beachten ist.

Eine systematische Personalgewinnung erfordert eine eng verzahnte Zusammenarbeit der zentralen
Universitätsverwaltung, der Fakultäten und Einrichtungen, des Personalrats, der Gleichstellungsbeauftragten
bzw. der Beauftragten für Chancengleichheit und der Schwerbehindertenvertretung  und zeichnet sich durch klar formulierte Anforderungskriterien sowie geeignete und  aussagekräftige Auswahlinstrumente aus.

Eine Checkliste soll Ihnen beim Einstellungsverfahren helfen, an alle wichtigen Dinge zu denken.


Weitere Hinweise in Zusammenhang mit Personal/Einstellung von Personal finden Sie unter den Stichworten studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, studentische Aushilfskraft, Ausbildungsverträge, Lehrkräfte für besondere Aufgaben / Lektoren, Neu im Dienst der Universität, Praktikanten, Scheinselbständigkeit, Werkverträge, Akadem. Rat/Rätin auf Zeit, außerplanmäßige/r Professor/in, Berufungsverfahren, schwerbehinderte Bewerber/innen im Berufungsverfahren, Honorarprofessor/in, Juniorprofessuren, Professurvertreter, Gastprofessoren, Gastwissenschaftler, Gastvorträge, Lehraufträge, Stellenausschreibung, Stellenbörse, Zeitungsanzeigen.

 

Arbeitsverträge werden ausschließlich durch das Personaldezernat und niemals rückwirkend geschlossen. Die Einrichtungen / Fakultäten haben ein Vorschlagsrecht.

  1. Stellenausschreibung

    Bevor eine Stelle ausgeschrieben wird, muss geklärt sein, dass eine entsprechende freie Planstelle, Drittmittel oder sonstige Mittel zur Verfügung stehen. Alle Stellenausschreibungen erfolgen über die Stellenbörse im Internet. Bezüglich der technischen Einzelheiten der Stellenausschreibung wird auf das Stichwort "Stellenausschreibung" verwiesen.

    Bei der Ausschreibung freier Stellen muss darauf hingewiesen werden, dass Schwerbehinderte bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden; Automatisch wird jede Stellenausschreibung in der elektronischen Stellenbörse auch der zuständigen Agentur für Arbeit schriftlich angezeigt. Diese wird dann prüfen, ob geeignete Schwerbehinderte gemeldet sind. Weitere Informationen hinsichtlich Schwerbehinderten finden Sie in dem Rundschreiben Nr. 1 / 2002 und in der Integrationsvereinbarung.

    In jeder Stellenausschreibung muss der Hinweis enthalten sein, dass Vollzeitstellen grundsätzlich teilbar sind, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen.

    Die Stellenausschreibung ist in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, z.B. im technischen Dienst und bei Stellen ab A13 bzw. E14, so abzufassen, dass Frauen ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert werden. Soweit zwingende dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, ist in der Ausschreibung darauf hinzuweisen, dass Vollzeitstellen grundsätzlich teilbar sind. Das gilt auch für Stellen mit Vorgesetzten- und Leitungsaufgaben.

    Weitere Informationen hierzu finden Sie im Chancengleichheitsgesetz (ChancenG).

    All diese erforderlichen Hinweise sind in der elektronischen Stellenbörse bereits vorformuliert.

    Jeder erscheinenden Stellenanzeige in der elektronischen Stellenbörse ist ein Kurzberwerberprofil angefügt (siehe hierzu: Rundschreiben Nr. 9/2010). Es wird erwartet, dass jede/r Bewerber/in dieses standardisierte "Bewerbungsformular" den sonst üblichen Bewerbungsunterlagen beifügt. Dadurch wird die Auswertung erleichtert.

    In der Ausschreibung muss die Entgelt- bzw. Besoldungsgruppe angegeben werden, der die auszuübende Tätigkeit entspricht.

  2. Personalauswahl

    Die Auswahlentscheidung hat ausschließlich auf der beruflichen Qualifikation des Bewerbers/der Bewerberin zu beruhen, wobei sachgerechte Kriterien zugrunde gelegt werden müssen. Eine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität ist unzulässig (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz-AGG).

    Schwerbehinderte bzw. Gleichgestellte: Die Personalauswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz).

    Frauen in unterrepräsentierten Bereichen: Die Personalauswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz).

    Befristet beschäftigte Mitarbeiter/innen der Universität sind bei der Besetzung von Dauerarbeitsplätzen bevorzugt zu berücksichtigen, wenn die sachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind (§30 Abs. 2 Satz 2 TV-L). Wird ein/e solche/r Mitarbeiter/in bei der Einstellung nicht berücksichtigt, ist dies gesondert zu begründen.
  3. Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung und/oder der Beauftragten für Chancengleichheit

    • Schwerbehindertenvertretung

      Bei schwerbehinderten Mitbewerbern/Mitbewerberinnen ist grundsätzlich unverzüglich die Schwerbehindertenvertretung zu kontaktieren. Dies gilt auch für Berufungsverfahren für Hochschullehrer.

      Gem. § 81 Abs. 1 SGB IX sind Schwerbehinderte, die sich auf eine Stelle beworben haben und objektiv die in der Ausschreibung genannten Anforderungen nach den Bewerbungsunterlagen erfüllen, zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Eine Einladung ist nur entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.

      Die Schwerbehindertenvertretung hat das Recht auf Einsicht in die entscheidungsrelevanten Teile aller Bewerbungsunterlagen und das Recht, an allen Bewerbungsgesprächen teilzunehmen. Bitte informieren Sie die Schwerbehindertenvertretung daher rechtzeitig über die Durchführung der Vorstellungsgespräche.

      Die Schwerbehindertenvertretung ist nicht zu beteiligen, wenn der schwerbehinderte Mensch die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung ausdrücklich ablehnt.

      Die Bewerbungen der Schwerbehinderten sind mit der Schwerbehindertenvertretung zu erörtern. Bei gleicher fachlicher Eignung ist ein/e Schwerbehinderte/r vorrangig einzustellen. Bei Nichteinstellung eines/r schwerbehinderten Bewerbers/Bewerberin ist dies ausführlich zu begründen.

      Weitere Informationen hinsichtlich Schwerbehinderten finden Sie in dem Rundschreiben Nr. 1 / 2002 und in der Integrationsvereinbarung.

    • Beauftragte für Chancengleichheit

      Die Beauftragte für Chancengleichheit ist an der Entscheidung über jede Einstellung und Beförderung frühzeitig zu beteiligen. Sie entscheidet nach eigenem Ermessen über ihre Teilnahme an Bewerbungs- und Personalauswahlgesprächen. Bei allen Stellen, die über die Stellenbörse ausgeschrieben werden, wendet sich die Beauftragte für Chancengleichheit bei Bedarf an die ausschreibende Einrichtung. Soll eine Stelle nicht öffentlich ausgeschrieben werden, muss die Beauftragte für Chancengleichheit informiert werden.

      Ihr sind für die Beteiligung die entscheidungsrelevanten Daten mitzuteilen und die erforderlichen Bewerbungsunterlagen frühzeitig zur Einsicht vorzulegen. Hiervon erfasst sind auch die Bewerbungsunterlagen männlicher Mitbewerber, die die vorgesehenen Voraussetzungen für die Besetzung erfüllen.

      In Bereichen, in denen Frauen an der Universität Freiburg unterrepräsentiert sind (Besoldungstufen A13 und höher, Entgeltstufen E14 und höher, technische Stellen, IT-Stellen), gelten folgende Regelungen: Es sollen, soweit möglich, mindestens ebenso viele Frauen wie Männer oder alle Bewerberinnen zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, soweit sie die vorgesehenen Voraussetzungen für die Besetzung erfüllen. Die Dienststelle hat den Anteil der Frauen in diesen Bereichen unter Wahrung des Vorrangs von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei der Besetzung von Stellen (auch mit Vorgesetzten- und Leitungsaufgaben sowie von Stellen für die Berufsausbildung) deutlich zu erhöhen.

      Fragen nach dem Familienstand, nach einer bestehenden oder geplanten Schwangerschaft oder geplanten Elternzeit sowie danach, wie bestehende oder geplante Familien- oder Pflegeaufgaben neben dem Beruf gewährleistet werden können, sind unzulässig.

      Weitere Informationen hierzu finden Sie im Chancengleichheitsgesetz (ChancenG).

  1. Zusagen hinsichtlich der Einstellung und Eingruppierung dürfen von den Einrichtungen nicht gemacht werden.

  2. Einstellungsantrag

    Für die Einstellung eines/r neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin sind folgende Vordrucke vollständig auszufüllen und an das Personaldezernat zu geben:

    Zusätzlich zu diesen Vordrucken sind die auf der Vorderseite des Einstellungsantrages genannten Anlagen von dem/der einzustellenden Mitarbeiter/in auszufüllen und dem Einstellunsgantrag beizufügen. Ohne die dort genannten Anlagen kann die Einstellung nicht bearbeitet werden. Kopien von Berufs- und Hochschulabschlusszeugnissen müssen beglaubigt sein!

    Auf dem Einstellungsantrag ist die Auswahl des/der Einzustellenden zu begründen. Bei Nichtberücksichtigung eines/r schwerbehinderten Bewerbers/Bewerberin hat die Einrichtung dies zu begründen und eine Stellungnahme der Schwerbehindertenvertretung herbeizuführen; diese ist dem Einstellungsantrag beizufügen.

    Der Vordruck P 6 ist zusammen mit den Unterlagen des/der einzustellenden Mitarbeiters/Mitarbeiterin in der Regel spätestens 4 Wochen vor dem geplanten Einstellungstermin beim Personaldezernat einzureichen. Bei späterer Einreichung kann eine Einstellung zum geplanten Zeitpunkt nicht gewährleistet werden!

    Die Beteiligung des Personalrats erfolgt ausschließlich durch das Personaldezernat! Dafür benötigt das Personaldezernat in der Regel die Unterlagen aller Bewerber/innen. Ausnahme: Wenn mehr als 50 Bewerbungen vorliegen, möchte der Personalrat nur eine Auswahl wie folgt:

    • alle Bewerbungen von Schwerbehinderten
    • alle Bewerbungen von bereits bei der Universität Beschäftigten
    • bei Unterrepräsentanz von Frauen in dieser Berufsgruppe die Bewerbungen aller Frauen
    • die Bewerbungsunterlagen aller, die in die nähere Auswahl kamen und eingeladen wurden
       

    Es sind aber dennoch alle Bewerber auf dem Vordruck P6a (Liste der Bewerber) bzw. einer Anlage hierzu aufzuführen, also auch diejenigen, deren Bewerbungsunterlagen in diesem Fall nicht weitergeleitet werden. Die nicht vorzulegenden Bewerbungsunterlagen müssen in Ihrer Einrichtung bereitgehalten werden, bis der Personalrat abschließend entschieden hat. Erst nach dieser Entscheidung können die Bewerbungsunterlagen an die nicht berücksichtigten Bewerber/innen zurückgeschickt werden.

    Bezüglich der Beteiligung des Personalrats wird normalerweise folgender Zeitrahmen gebraucht:

    • Donnerstag: Weitergabe der Unterlagen durch das Personaldezernat an den Personalrat
    • Freitag und Montag: Sichtung der Unterlagen durch den Personalrat
    • Dienstag: Sitzung des Personalrats (hier fällt die Entscheidung über die Zustimmung zur Einstellung)
    • Mittwoch: Rücksendung der Unterlagen an das Personaldezernat
       

    Sollte der Personalrat einer Einstellung nicht zustimmen, so werden Sie hierüber und auch über die weiteren Schritte durch das Personaldezernat informiert.

  3. Arbeitsvertrag

    Die Arbeitsverträge werden im Personaldezernat ausgehändigt.

    Eine Arbeitsaufnahme ohne gültigen Arbeitsvertrag ist nicht zulässig. Die Leitung der jeweiligen Universitätseinrichtung muss sich vor der Arbeitsaufnahme den von beiden Vertragsparteien unterzeichneten Vertrag zur Einsichtnahme vorlegen lassen.

    Es dürfen nur die im Arbeitsvertrag aufgeführten Tätigkeiten übertragen werden. Jede beabsichtigte Änderung bedarf der vorherigen Zustimmung des Personaldezernats.

  4. Einführungs- und Informationsveranstaltung für neu eingestellte Beschäftigte

    In regelmäßigen Abständen findet eine Einführungs- und Informationsveranstaltung für neue Mitarbeiter/innen statt. Dieses Seminar wurde speziell konzipiert, um neuen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen wichtige Grundinformationen für ein schnelleres Zurechtfinden im Universitätsalltag zu geben. Der/Die neue Mitarbeiter/in wird im Einstellungsschreiben hierauf hingewiesen und zur Teilnahme aufgefordert; er/sie ist hierfür von seinen/ihren Dienstgeschäften freizustellen. Bitte wirken Sie auf eine Teilnahme hin!

    Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an das Personaldezernat.


     

  5.  

    Checkliste "Ausschreibung und Einstellung von nichtwissenschaftlichem Personal"

     

    Ausschreibung in der Stellenbörse:

    • Passwort für Texteingabe beantragen
    o
    • Text geschlechtsneutral
    o
    • Falls Ausschreibung in Zeitung: entsprechendes Feld anklicken und Buchungsabschnitt angeben
    o
    • Mindestausschreibungsfrist von 10 Tagen berücksichtigen
    o
    • Stellenauschreibungstext (mit Kennziffer) ausdrucken, von der Leitung des Bereichs unterschreiben lassen und an das Personaldezernat senden/faxen
    o

     

    Personalauswahl, ggf. Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung und/oder der Beauftragten für Chancengleichheit:

    • Eingang von Bewerbungen Schwerbehinderter?

    dann: sofort Schwerbehindertenvertretung informieren

    Personalauswahl nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)!

    o
    • Bewerbung von Frauen

    Die Beauftragte für Chancengleichheit hat ein Recht auf Beteiligung an der Entscheidung über jede Einstellung und Beförderung. Sie kann an den Bewerbungs- und Personalauswahlgesprächen teilnehmen und wendet sich im Bedarfsfall selbst an die ausschreibenden Einrichtungen. Soll eine Stelle nicht ausgeschrieben werden, ist sie in jedem Fall zu informieren.

    Personalauswahl nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)!

    o
    • Einstellung in einem Bereich, der von Frauen unterrepräsentiert ist (z.B. alle Positionen mit Leitungsaufgaben, alle technischen Berufe, in der Verwaltung ab A13 bzw. ab E14 etc.; die vollständige Übersicht hierüber finden Sie auf der Homepage der Beauftragten für Chancengleichheit):
      Bewerbungen von Frauen?

    dann: frühzeitig Beauftragte für Chancengleichheit informieren

    Personalauswahl nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)!

    o
    • unbefristete Stelle:
      Gibt es Bewerber/innen, die an der Uni befristet beschäftigt sind?

    Diese sind bei der Besetzung von Dauerarbeitsplätzen bevorzugt zu berücksichtigen, wenn die persönlichen und sachlichen Voraussetzungen erfüllt sind (§30 Abs. 2 Satz 2 TV-L).

    o
    • Vorstellungsgespräche:
      Nur Fragen stellen und Tests durchführen, die zum Stellenprofil passen; ggf. Schwerbehindertenvetretung beteiligen

    Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) beachten!

    o
    • wenn die/der Schwerbehinderte/r nicht ausgewählt wird:
      Eine ablehnende Entscheidung ist mit der Schwerbehindertenvertretung zu erörtern.

    Personalauswahl nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)!

    o

     

    Einstellungsantrag an das Personaldezernat senden (immer bis spätestens Mittwoch für die am Dienstag der darauffolgenden Woche stattfindende Personalratssitzung):

    • P 6 - Einstellungsantrag
    o
    • Befristungsgrund und Tätigkeitsbeschreibung angeben
    o
    • Begründung zur Einstellung des/der ausgewählten Bewerbers/Bewerberin
    o
    • P6a - Liste der Bewerber/innen: unbedingt schwerbehinderte Bewerber/innen und momentanen Arbeitsplatz angeben
    o
    • sämtliche Bewerbungsunterlagen (aller Bewerber/innen)
    o
    • P 6d - bei Projektbefristung
    o
    • P 6e nur bei befristeter Einstellung ohne Sachgrund
    o
    • P 6f - bei akadem. Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen: Angaben zu Vorbeschäftigungszeiten
    o

     

    Einstellungsunterlagen des/der ausgewählten Bewerbers/Bewerberin (dem Einstellungsantrag beifügen):

    • P 22 - Personalbogen
    o
    • Kopien der Zeugnisse (Kopien der Berufs- und Hochschulabschlusszeugnisse müssen beglaubigt sein!)
    o
    o
    o
    o
    • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder Kopie der Gesundheitskarte
    o
    o
    • bei ausländischen akademischen Mitarbeitern/-innen:

    Beglaubigte Kopien der erworbenen Universitätsabschlüsse (in der Regel den Bachelor und den Master und die Promotion), sowie die beglaubigten Kopien der Übersetzungen, sofern die Universitätsabschlüsse nicht in französischer, englischer, italienischer oder spanischer Sprache vorliegen

    o
    • Mitteilung an das Personaldezernat, wenn keine 5-Tage-Woche
    o
    • Mitteilung an das Personaldezernat, wenn Schichtarbeit, Samstags- oder Sonntagsarbeit zu leisten ist
    o

 

zuletzt verändert: 02.07.2018
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