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Sonstige Reisen

Reisebeihilfen (nur für Bedienstete des Wissenschaftlichen Dienstes)

Reisebeihilfen (Zuschüsse zu Reisen von Bediensteten zur Teilnahme an Tagungen und Kongressen) können Wissenschaftliche Bedienstete der Universität Freiburg, mit Ausnahme von Drittmittel-Bediensteten und ungeprüften wissenschaftlichen Hilfskräften, einmal im Kalenderjahr erhalten. Eine Reisebeihilfe wird nur gewährt für Dienstreisen ohne Kostenerstattung (Vordruck P 65). Die Finanzierung einer Dienstreise mit Kostenerstattung (Vordruck P 80) zusätzlich mit Reisebeihilfe ist nicht möglich.

Unsere Leistungen:
Bahnfahrtkosten 2. Klasse unter Berücksichtigung aller Fahrpreisermäßigungen (ohne Schlaf-, Liegewagen oder CityNightLine-Benutzungen) und die Tagungsgebühren bis zu einer Höhe von € 128,00.

Ist das Reiseziel nicht oder nur mit wesentlich größerem Zeitaufwand per Bahn oder Schiff erreichbar, werden die Flugkosten des günstigsten Tarifs bezuschusst (d.h. die Flugkosten werden mit den Bahnfahrtkosten 2.Klasse verglichen, günstigeres von beiden wird erstattet); die Reisebeihilfe wird dann auf maximal € 511,29 begrenzt.

Nicht erstattet werden:
Hotelkosten, Fahrtkosten am Wohn- bzw. Tagungsort sowie Tage- und Übernachtungsgelder.

Bitte beachten Sie:

  • Der Antrag auf Gewährung einer Reisebeihilfe (Vordruck P 64, Seite 1) muss vor Antritt der Reise zusammen mit dem Antrag auf Beurlaubung (Vordruck P 65) zur Entscheidung bei der Fakultät eingehen.
  • Der Vordruck P 65 und der Vordruck P 64, Seite 1 müssen, nach der Bewilligung durch die Fakultät, gemeinsam zur Genehmigung und der Vergabe der  Reisenummer (Mittelbindungsnummer) bei der Reisekostenstelle eingereicht werden.
  • Die Bahnfahrkarten bestellen Sie bitte wie bei "Beförderungsmittel: Dienstreisen mit der Bahn" über das Reisebüro Reeg mit dem Vordruck P 62. Wird die Fahrkarte nicht über das Reisebüro bestellt, erfolgt bei der Kostenerstattung für die Fahrkarte eine Kürzung um 5 % (FKR).
  • Zur Abrechnung der Reisebeihilfe ist nach Beendigung der Reise der genehmigte und ausgefüllte Vordruck P 64 im laufenden Kalenderjahr der Reisekostenstelle zusammen mit dem genehmigten Vordruck P 65 zuzusenden. Nach einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Reise verfallen die Ansprüche.
  • Die Originalbelege (Originalfahrkarten, Originalbelege für Tagungsgebühr etc.) sind beizufügen. Fiel keine Tagungsgebühr an, ist dem Antrag unbedingt eine Teilnahmebestätigung beizulegen.
  • In der Tagungsgebühr enthaltene Verpflegungs- und Übernachtungskosten werden nicht erstattet. Die getrennte Angabe dieser Beträge ist deshalb erforderlich bzw. Angaben auf Seite 2 (Rückseite) des P 64.
  • Ohne Vorlage der Fahrkarte (z.B. bei Fahrt mit dem PKW) werden für die Inlandsstrecken generell nur 50 % des günstigsten Bahntarifs 2. Klasse erstattet, jedoch höchstens die tatsächlichen Kosten (z.B. Fahrgemeinschaften). Grundsätzlich ist der günstigste Tarif in Anspruch zu nehmen; andernfalls muss die Reisebeihilfe fiktiv festgesetzt werden.

 

Vorstellungsreisen

Bei Vorstellungsreisen von Bewerbern/innen aus dem Inland und Ausland, die zur Vorstellung eingeladen werden, kann eine Auslagenerstattung in sinngemäßer Anwendung des LRKG (ohne Tagegeld) bis zur Höhe des sich bei einer entsprechenden Dienstreise ergebenden Erstattungsbetrags gewährt werden. Voraussetzung ist, dass an der Gewinnung der Bewerber/innen ein besonderes dienstliches Interesse besteht und die hierfür erforderlichen Haushaltsmittel (der jeweiligen Universitätseinrichtung) im Staatshaushaltsplan verfügbar sind.

Die Reise des Bewerbers/der Bewerberin muss in SAP-SRM erfasst werden. Analog zu Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten müssen Auszahlungen an die/den Reisende/n und Auszahlungen an verschiedene Dienstleister (z.B. Verkehrsunternehmen, Hotels) im SRM als separate Positionen angelegt werden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das SAP-Team unter der e-mail: srm_support@zv.uni-freiburg.de.

Nach Abschluss der Vorstellungsreise ist der Reisekostenstelle der ausgefüllte Antrag P875 mit den Originalbelegen vorzulegen. Nach erfolgter Abrechnung durch die Reisekostenstelle wird diese an das jeweilige Institut/Einrichtung zur Veranlassung der Auszahlung verschickt. Die endgültige Abrechnung ist vom Institut/von der Einrichtung unter Angabe der SRM-Bestellnummer und Festlegung der Auszahlungssumme auf dem P 875 an die Finanzbuchhaltung weiterzureichen (vor dem Einreichen bei der Finanzbuchhaltung ist der Wareneingang vom Anfordernden im SRM zu bestätigen).

Bitte beachten Sie:

Den Bewerbern/innen ist in der Einladung stets mitzuteilen, ob in und welcher Höhe ihnen ein solcher Auslagenersatz gewährt wird, z.B. Bahnfahrt 2. Klasse (max. Erstattungshöhe der Reisekosten analog des Landesreisekosten-gesetzes Baden-Württemberg). Tagegeld wird grundsätzlich nicht gewährt.

  • Falls keine Kostenerstattung erfolgen soll, muss dies ebenfalls unbedingt im Einladungsschreiben mitgeteilt werden.
  • Hotelübernachtungen sind nur in besonderen Ausnahmefällen (Rückreise am Vorstellungstag nicht mehr möglich) erstattungsfähig.
  • Die Bewerber/innen sind darauf hinzuweisen, dass der ausgefüllte Antrag auf Erstattung der Reisekosten mit entsprechenden Belegen baldmöglichst nach Beendigung der Reise - möglichst über die einladende Universitätseinrichtung - bei der Reisekostenstelle einzureichen ist. Eine Abrechnung von Reisekosten, die erst 6 Monate nach Beendigung der Reise bei der Reisekostenstelle eingeht, darf nach dem Landesreisekostengesetz nicht mehr erfolgen. Abschlags- sowie eventuelle Vorauszahlungen wären dann zurückzufordern.

Reisekosten für Gäste aus dem In- und Ausland

  1. Gastvorträge

    Für die Abhaltung von Gastvorträgen können Reisekosten und ein Honorar in dem dafür vorgesehenen Rahmen bewilligt und erstattet werden. Nutzen Sie hierzu bitte den Vordruck P 876. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Eintrag "Gastvorträge" im Service A-Z.
  2. Reisekosten aufgrund anderer Einladungen

    Für Gäste aus dem In- und Ausland, die von Seiten der Universität eingeladen werden (nicht zum Zweck eines Gastvortrages), kann eine Auslagenerstattung für die tatsächlich angefallenen Reisekosten in sinngemäßer Anwendung des LRKG bis zur Höhe des sich bei einer entsprechenden Dienstreise ergebenden Erstattungsbetrages gewährt werden. Voraussetzung ist, dass an der Gewinnung des Gastes ein besonderes dienstliches Interesse besteht und die hierfür erforderlichen Mittel verfügbar sind.

    Die Reise des Gastes muss in SAP-SRM erfasst werden. Analog zu Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten müssen Auszahlungen an die/den Reisende/n und Auszahlungen an verschiedene Dienstleister (z. B. Verkehrsunternehmen, Hotels) im SRM als separate Positionen angelegt werden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Bereich "Häufig gestellten Fragen (FAQ)" zu SAP-SRM.

    Nach Abschluss der Reise ist der Reisekostenstelle ein vom Gast unterschriebener Antrag (P875) mit den Originalbelegen vorzulegen. Nach erfolgter Abrechnung durch die Reisekostenstelle wird diese an das jeweilige Institut/Einrichtung zur Veranlassung der Auszahlung verschickt. Die endgültige Abrechnung ist vom Institut/von der Einrichtung unter Angabe der SRM-Bestellnummer und Festlegung der Auszahlungssumme auf dem P 875 an die Finanzbuchhaltung weiterzureichen (vor dem Einreichen bei der Finanzbuchhaltung ist der Wareneingang vom Anfordernden im SRM zu bestätigen).

    Bitte beachten Sie:

    • Den Gästen ist in der Einladung stets mitzuteilen, ob in und welcher Höhe ihnen ein solcher Auslagenersatz gewährt wird (max. Erstattungshöhe der Reisekosten erfolgt sinngmäß nach den Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes Baden-Württemberg).
    • Falls keine Kostenerstattung erfolgen soll, muss dies ebenfalls unbedingt im Einladungsschreiben mitgeteilt werden.
    • Seit Januar 2014 erhebt die Stadt Freiburg eine Übernachtungssteuer bei einer entgeltlichen privaten Übernachtung in einem Beherbergungsbetrieb. Sollte aufgrund der Einladung von Seiten der Universität Freiburg eine Übernachtung in Freiburg ausschließlich aus beruflichen Zwecken erforderlich sein, ist vom Gast selbst die berufliche Notwendigkeit gegenüber dem Beherbergungsbetrieb mit einer Eigenbescheinigung der Stadt Freiburg zu belegen.
      Auf der Homepage der Stadt Freiburg finden Sie das entsprechende Formular dazu sowie weitere Infos zur Übernachtungssteuer in Freiburg.
    • Die Gäste sind darauf hinzuweisen, dass der ausgefüllte Antrag auf Erstattung der Reistekosten mit entsprechenden Belegen baldmöglichst nach Beendigung der Reise - möglichst über die einlandende Universitätseinrichtung - bei der Reisekostenstelle einzureichen ist. Eine Abrechnung von Reisekosten, die erst 6 Monate nach Beendigung der Reise bei der Reistekostenstelle eingeht, darf nach dem Landesreisekostengesetz nicht mehr erfolgen. Abschlags- sowie eventuelle Vorauszahlungen wären dann zurückzufordern.
    • Bei Gästen aus dem Ausland muss grundsätzlich eine Umsatzsteuer i.H.v. 19 % von der Universität Freiburg an das Finanzamt abgeführt werden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Info-Seiten des Insitituts für Informatik.
       

    Die Reisekosten können wie folgt erstattet werden:

    • Bahn
      Grundsätzlich werden Fahrtkosten mit der Bahn in der 2. Klasse auf direktem Weg vom Wohn-/Arbeitsort zum Reiseziel und zurück erstattet.

      Preisermäßigungen durch Sondertarife und Bahncard sind auszunutzen.
    • Flug
      Es werden grundsätzlich nur Flugkosten der Economy-Class erstattet. Business-Flüge werden nur erstattet, wenn die Flugdauer über 10 Stunden beträgt. Flugunterbrechnungen, die nicht länger als 2 Stunden dauern, bleiben unberücksichtigt.

      Sollte ein Umweg aus pivaten oder anderen Gründen genutzt werden, soll ein Preisvergleich mit dem Direktflug beigefügt werden.

      Die Hin- und Rückreise zu den Flughäfen der Region Freiburg muss mit dem Bus (Basel-Mulhouse) oder Bahn (Basel-Mulhouse, Frankfurt/M., Zürich) erfolgen.
    • PKW
      Bei einer Anreise mit dem privaten PKW aus triftigem Grund ist eine Erstattung von € 0,25/km, ansonsten von € 0,16/km, möglich. Parkgebühren am Flughafen oder Hotel werden nur erstattet, wenn ein triftiger Grund für die PKW-Nutzung vorliegt.
    • Taxi
      Grundsätzlich ist der ÖPNV zu nutzen. Eine Erstattung von Taxikosten ist bei Vorliegen von zwingenden Gründen möglich; eine Begründung ist beizulegen.
    • Hotel
      Hotelkosten inklusive Frühstück werden bis zu einer Höhe von € 84,80 pro dienstlich notwendiger Nacht erstattet. Die Rechnung muss auf die Universität Freiburg ausgestellt sein. Der Name des Reisenden muss mit aufgeführt werden.

      Sollten in einzelnen Ausnahmefällen die Kosten darüber liegen, muss begründet werden, warum kein günstigeres Hotel genommen werden konnte.
    • Nebenkosten
      Hier sind z.B. Visumgebühren, Tagungsgebühren oder bei längeren Aufenthalten z.B. Kosten für eine Ferienwohnung etc. erstattungsfähig.
  3. Werkverträge

    Mit Gästen, die für die Unitversität tätig werden, kann ein Werkvertrag abgeschlossen werden. Dieser kann für eine umschriebene Leistung auf Rechnung Honorar, Fahrtkosten und sonstige notwendige Auslagenerstattungen umfassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Service A-Z unter Werkverträge.
     

 

zuletzt verändert: 18.08.2016
Formulare
  • P 61 - Profilbogen
  • P 62 - Bestellschein Bahntickets
  • P 62a - Bestellschein Flugtickets
  • P 62b - Bestellung BahnCard Business
  • P 64 - Reisebeihilfe
  • P 65 - ohne Kostenerstattung
  • P 80 - Dienstreiseantrag
  • P 875 - Erstattung

 

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