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Beschaffungsprozesse

SRM-Bestellungen

Soll eine Bestellung von Material oder Dienstleistungen bei einem oder mehreren Lieferanten bzw. Leistungsbringer automatisch über SRM erfolgen (per E-Mail), so ist der Prozess Material oder Dienstleistung in SRM beschaffen heranzuziehen. Die Zahlungsverpflichtung wird hierbei schon bei der Genehmigung im System abgebildet.

SRM-Nacherfassung / Literaturbeschaffung

Wurde eine Bestellung außerhalb von SRM getätigt (bspw. durch einen Vertrag oder zur Nutzung von Preisvorteilen bei der Bestellung über das Portal eines Lieferanten) und soll in SRM eingepflegt werden, so ist der Vorgang ebenfalls über den Prozess Material oder Dienstleistung in SRM beschaffen abzuwickeln. Hierbei ist die bereits erfolgte Bestellung über eine Nacherfassung in SRM einzupflegen. Die Zahlungsverpflichtung ist auch bei einer Nacherfassung ab der Genehmigung sichtbar, vom System wird jedoch keine Bestellung verschickt.

Literaturbeschaffungen aus eigenen Mitteln der Einrichtung werden durch SRM-Nacherfassungen angestoßen. Auch hier wird keine Bestellung aus dem SRM heraus erzeugt – die Bestellung selbst erfolgt dann durch die zuständige Bereichsbibliothek. Literaturbeschaffungen aus Sondermitteln müssen immer über SRM beschafft werden. Der Ablauf ist in Literaturprozess B dargestellt.

Beschaffung außerhalb SRM und Anordnung mit Kontierungsblatt

Bestellungen bzw. Lieferungen, die nicht in SRM abgebildet werden können (bspw. Abonnements oder gebäudebezogene Wartungsverträge) müssen außerhalb von SRM getätigt werden und werden über ein Formular bei der Finanzbuchhaltung angewiesen. Um Zahlungsverpflichtungen im System vorzumerken, ist bei denjenigen Beschaffungen,

  • die nicht über SRM abgewickelt werden können,
  • den Wert von 150 € überschreiten und
  • bei denen die Lieferzeiten mehr als zwei Wochen beträgt,

eine Mittelbindung anzulegen. Das Vorgehen hierzu ist im Prozess Beschaffung außerhalb von SRM und Anordnung mit Kontierungsblatt dargestellt.

Sonderfall Beschaffungen in der ZUV

Beschaffungsbedarf in der ZUV wird über D4.5 abgewickelt, siehe Prozess Beschaffungsbedarf in der ZUV über D4.5 abwickeln.

zuletzt verändert: 24.04.2017
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