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Anweisung von Rechnungen


Rechnungen über Lieferungen und Leistungen, die den Einrichtungen der Universität Freiburg erbracht worden sind, werden (in der Regel bargeldlos) von der Universitätskasse Freiburg beglichen.

Da an der Universität Freiburg dezentrale Mittelbewirtschaftung praktiziert wird, müssen die bei den Einrichtungen eingehenden Rechnungen so bearbeitet werden, daß die Universitätskasse in der Lage ist, den richtigen Betrag auf das zutreffende Konto (Bankverbindung) aus dem haushaltrechtlich zuständigen "Topf" zu überweisen und die korrekte Buchung (Zuordnung zur Kostenstelle, Fonds, ggf. Projekt oder Innenauftrag) vorzunehmen. 

Hierzu sind folgende Varianten für die Anweisung der Rechnung zu unterscheiden:

  1. Die Bestellung wird über SRM direkt erfasst:

    Nach dem Genehmigungsprozess über SRM wird die Bestellung direkt beim Lieferanten ausgelöst.
    Hier ist von der anordnenden Stelle nach Erhalt der Ware bzw. der Leistung der Wareneingang zeitnah zu bestätigen.
    Die Universitätskasse erhält aufgrund des zentralen Rechnungseingangs direkt die Rechnung.
    Die eingehende Rechnung kann nach der Bestätigung des Wareneingangs gebucht und nach Erreichen des Zahlungsziels auch überwiesen werden.

    Hinweis:
    Auch wenn die Ware zurück geschickt werden sollte, ist der Wareneingang zu bestätigen.

    Erläuterung:

    • Bestellnummer aus SAP: 41xxxxxxxx (10-stellig)
    • Verbuchung des Beleg/Rechung: 42xxxxxx (8-stellig)
  2. Die Bestellung wird über SRM nacherfasst:

    Sofern die Bestellung außerhalb von SAP erfolgt, ist die Bestellung im Anschluss in SRM zu erfassen und der Genehmigungsprozess über SRM abzuwickeln. Auch in diesem Fall ist der Wareneingang zu bestätigen. Bitte senden Sie erst im Anschluss die Rechnung mit dem Nacherfassungsblatt an die Universitätskasse, damit diese dann verbucht und überwiesen werden kann.

    Hinweise:
    Bitte achten Sie auch auf den richtigen Kreditor, um Folgeaufwand zu vermeiden.
    Sofern die Ausgaben ursprünglich kleiner geschätzt wurden, benötigen wir eine Unterschrift und einen Vermerk, wie die Differenz zustande kam, auf dem Nacherfassungsblatt.
    Bei den Gastvorträgen ist bei Preisdifferenzen eine Unterschrift des Anordnungsberechtigen auf dem Vordruck P876 notwendig.

    Erläuterung:

    • Bestellnummer aus SAP Axxxxxxxxxx bzw. Exxxxxxxxx (10-stellig)
    • Verbuchung des Beleg/Rechung: 42xxxxxx (8-stellig)
  3. Die Rechnung soll mit Bezug auf eine Mittelbindung bzw. Reisenummer gebucht werden:

    Sofern Bezug auf eine Mittelbindung genommen werden soll, ist das Kontierungsblatt Kreditoren UK-A mit der zugehörigen Rechnung an die Universitätskasse zu senden.

    Dies betrifft alle Reisekosten für MitarbeiterInnen der Universität, die mit Bezug auf die Reisenummer gebucht werden müssen.
    Alle Rechnungen mit Einfuhrumsatzsteuer (z.B. vom Zoll, Spedition) sind ebenfalls mit Kontierungsblatt UK-A anzuweisen.

    Sofern Sie Daueranweisungen haben, muss die Rechnung auch die Dauer der jeweiligen Rate ausweisen. Diese ist mit dem Kontierungsblatt Kreditoren Dauerausgaben UK-DA anzuweisen. Dies ist i.d.R. bei wiederkehrenden Stipendienzahlungen oder Leasingraten der Fall.

    Erläuterung:

    • Verbuchung des Beleg/Einzelrechnung: 41xxxxxx (8-stellig)
    • Verbuchung der Gutschrift: 46xxxxxx (8-stellig)
    • Verbuchen der Dauerrechnung pro Fälligkeitstermin: 47xxxxxx (8-stellig)

Hinweise allgemein:

  • Das entsprechende Kontierungsblatt muß zur Vermeidung von Verzögerungen (Rückfragen der Universitätskasse oder Rücksendung an die mittelbewirtschaftende Stelle) sorgfältig ausgefüllt werden.

  • Die Rechnung ist im Original mit Heftklammer (nicht Büroklammer) beizufügen.

  • Der Betrag darf in der Anordnung nicht geändert oder gestrichen sein. Ebenso sind Änderungen des Empfängernamens und der Bankverbindung nicht zulässig.

  • Eine Reduktion um den Skontoabzug auf der Anordnung ist nicht mehr zulässig. Der Skontoabzug ist i.d.R. beim Kreditor hinlegt, sofern dieser zulässig ist. Daher ist immer der Rechnungsbetrag anzuweisen.

  • Bitte geben Sie in der Begründung immer den Bezug ein, welche Kosten hier entstanden sind.

  • Neben den Unterschriften für die Feststellungsbescheinigungen "sachlich und rechnerisch richtig" die Unterschrift des Anordnungsbefugten nicht vergessen. Anordnungsbefugt ist nur, wer eine entsprechende Berechtigung durch die Haushaltsabteilung erhalten hat.

  • Ist eine Rechnung im Original verlorengegangen, wird eine Kopie der Durchschrift angefügt und mit folgendem Text versehen: "Zweitfertigung anstelle der in Verlust geratenen und nicht bezahlten Originalrechnung".


Weitere Auskünfte, auch zu besonderen Auszahlungsfällen (z.B. wiederkehrende Zahlungen), erteilt Ihnen die Universitätskasse.

zuletzt verändert: 07.12.2015
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