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Aktenaufbewahrung / Aktenaussonderung

Hier erhalten Sie Hinweise für Schriftgut, das in den Universitätseinrichtungen ( Dekanate, Institute, Zentrale Einrichtungen usw. ) anfällt. Für Personal- und Sachakten, die in der Zentralen Universitätsverwaltung geführt werden sowie Originalbelege der Universitätskasse gelten andere Regelungen.

Bitte beachten:

  • Durchschriften von Kassenanordnungen und Firmenrechnungen müssen außer für das laufende Jahr nur für die zwei zurückliegenden Jahre aufbewahrt werden. Alle älteren derartigen Unterlagen können vernichtet werden (Reißwolf).
  • Haushaltsüberwachungslisten, Anschreibelisten der Geldannahmestellen und Inventarisierungsunterlagen über ausgesonderte Gegenstände und Geräte können nach Ablauf von zehn Jahren vernichtet werden (Reißwolf).
  • Beschaffungsunterlagen (Angebote, Aufträge usw.) sollen sechs Jahre aufgehoben werden, bevor sie im Reißwolf vernicht werden (Fragen zur Vernichtung beantwortet die Abteilung Umweltschutz, Tel. 7970, E-Mail juergen.steck@umweltschutz.uni-freiburg.de).
  • Unterlagen der Prüfungsämter müssen wie folgt aufbewahrt werden:
Allgemeine Prüfungsakten 5 Jahre
Einzelfallakten einschl. aller Prüfungsarbeiten 5 Jahre
Prüfungspläne, Niederschriften über die schriftliche
Prüfung, Schlußsitzungsprotokolle, Stastiken über die
Prüfung
20 Jahre
Zeugnislisten und Zeugnisdurchschriften 50 Jahre
 
 

Prüfungsämter sind verpflichtet, die Akten mindestens alle 10 Jahre auszusondern, wobei vorher mit dem Universitätsarchiv Kontakt aufzunehmen ist. Das Universitätsarchiv gibt auch alle weiteren Auskünfte zum Verfahren (Herr Dr. Speck, Telefon 3831, E-mail: dr.speck@uniarchiv.uni-freiburg.de).

Wegen der Aussonderung aller sonstigen Schriftstücke (z.B. Akten, Unterlagen über ausgeschiedene Mitarbeiter und vollzogene Berufungen, Protokolle, Matrikeln, Karteien, Listen, Karten, Pläne, Zeichnungen usw.), die älter als zehn Jahre sind, ist ebenfalls mit dem Universitätsarchiv Kontakt aufzunehmen, denn jede Aktenvernichtung setzt die schriftliche Genehmigung des Universitätsarchivs voraus.

Auf die Rundschreiben Nr. 9/93 und 5/95, in denen das Thema ausführlicher behandelt ist, darf außerdem verwiesen werden.

zuletzt verändert: 04.03.2015
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